Кадровый учет с нуля пошагово

Кадровый учет с нуля пошагово — как правильно организовать

Кадровый учет с нуля пошагово

— Организация бизнеса — Кадры — Кадровый учет с нуля пошагово

Ведение кадрового учета является прямой обязанностью каждого российского работодателя и четко регламентируется законодательством.

Однако многим начинающим предпринимателям и кадровикам будет полезно ознакомиться с тем, как ведется кадровый учет с нуля пошагово — это может оказаться не так сложно, как кажется.

Также следует учитывать, что в разных сферах деятельности есть свои нюансы ведения кадрового учета, например, на микропредприятиях.

Кадровый учет — что это такое

Под кадровым учетом в современном российском правовом поле подразумевается полный комплекс всех мероприятий, связанных с кадровым делом.

А именно — документальное оформление трудовых взаимоотношений, нормативно-правовых актов, которые их регулируют, ведение отчетности и иные задачи, предусмотренные трудовым законодательством, а также локальными нормативными актами компании-работодателя. В частности, к таким задачам относятся:

Выше приведены лишь самые распространенные задачи, которые входят в компетенцию специалистов, занимающихся кадровым учетом на предприятии. На практике спектр их обязанностей может включать и большое количество иных дополнительных задач.

Основных нормативно-правовым актом, используемым при ведении кадрового учета в России, является Трудовой кодекс Российской Федерации. Однако помимо него, есть множество дополнительных документов, регламентирующих отдельные аспекты в рамках трудовых отношений, о которых тоже каждому кадровику следует знать в обязательном порядке.

Непосредственно же ведение кадрового учета возлагается чаще всего на следующие лица:

  1. Отдел кадров. На крупных предприятиях кадровый учет является настолько сложной и комплексной задачей, что выполнять ее должно целое структурное подразделение, или даже разветвленная система из ряда структурных подразделений.
  2. Специалист по кадровому делу. Образование по направлению «Кадровое дело» можно получить во многих ВУЗах страны. Кроме этого, стоит отметить, что сейчас есть и множество упрощенных и ускоренных курсов, предоставляющих возможность получить необходимые базовые знания в кадровом деле всего за несколько месяцев обучения.
  3. Бухгалтер или секретарь. Часто функции специалиста по кадрам, особенно в небольших компаниях, возлагаются на секретаря руководителя или бухгалтера, либо какого-то иного специалиста, имеющего понимание основ кадрового дела.
  4. Компания-аутсорсер. Так как сейчас аутсорсинг является достаточно распространенным способом решения различных задач в рамках ведения предпринимательской деятельности, есть большое количество специалистов и компаний, готовых обеспечить на условиях аутсорсинга ведение кадрового учета на предприятии заказчика.
  5. Сам работодатель или директор. Наконец, предприниматель или директор могут самостоятельно вести кадровый учет на предприятии, независимо от наличия у них образования и опыта работы.

Полностью обойтись без кадрового учета могут только те лица, которые не имеют наемных работников в принципе. Например — самозанятые граждане, индивидуальные предприниматели без сотрудников, а также иные субъекты хозяйствования, не использующие труд наемных работников.

Как начать вести кадровый учет с нуля — пошаговая инструкция

Конечно, учитывая тот факт, что далеко не каждый бизнесмен, особенно начинающий, способен сразу начать оплачивать труд отдельного специалиста по ведению кадров, многим хочется знать о том, как справиться с этим вопросом самостоятельно.

На практике — кадровый учет хоть и имеет множество тонкостей и нюансов, но все же может вестись и человеком, не имеющим ни профильного образования, ни опыта работы в данной сфере.

Разобраться с особенностями организации кадрового учета с нуля можно при помощи простой пошаговой инструкции:

  1. Сначала необходимо разработать штатное расписание. В нем указываются существующие или планируемые должности сотрудников, количество работников и заработная плата.
  2. После этого необходимо разработать правила внутреннего трудового распорядка для рабочего коллектива, в соответствии с которым будут выстраиваться отношения работодателя и сотрудников.
  3. Далее следует создать и принять положение об оплате труда на предприятии, которое также может включать в себя и положение о премировании, однако его можно создать в качестве отдельного документа.
  4. Ещё одним обязательным документом является график отпусков сотрудников, который должен быть принят не позднее, чем за две недели до начала календарного года, на который он составлен.
  5. После этого следует потратить время на разработку типовой документации — стандартных форм приказов, трудовых договоров, распоряжений, чтобы облегчить дальнейшее ведение кадрового учета.

Все документы, касающиеся кадрового учета на предприятии, должны приниматься при помощи отдельного приказа, который обязательно имеет порядковый номер и учитывается в специальном журнале учета.

На предприятии должны в обязательном порядке присутствовать также несколько журналов учета, которые тоже находятся в сфере ответственности лиц, занимающихся кадровым учетом. К таким журналам можно отнести:

Также, работодателям рекомендуется составить и утвердить конкретные должностные инструкции в отношении каждой имеющейся на предприятии должности.

Помочь в первичном составлении документации могут как действующие рекомендованные законодательством типовые формы, так и специальное программное обеспечение для кадрового учета. С его помощью можно сэкономить большое количество времени, а также застраховать себя от различных мелких ошибок, которые впоследствии могут обернуться большими проблемами для бизнеса.

Особенности ведения кадрового учета

Кадровый учет имеет множество нюансов, и именно поэтому больше всего в этой сфере ценятся сотрудники с высшим образованием и опытом работы. Поэтому рассматривая его особенности, невозможно перечислить сразу все потенциальные сложности, с которыми может столкнуться работодатель. Но как минимум несколько основных и важнейших аспектов этой деятельности стоит учесть:

  • Освобожденным от обязанности ведения кадрового учета может быть лишь предприятие без сотрудников.
  • Все документы, принимаемые в рамках кадрового делопроизводства, относятся к категории локальных нормативных актов и должны фиксироваться в рамках внутреннего документооборота.
  • Работодатель обязан соблюдать не только требования трудового законодательства, но и все изданные им локальные нормативные акты.
  • Работодатель вправе выносить сотрудникам лишь три вида дисциплинарных взысканий.
  • Кадровый учет на микропредприятии позволяет обходиться без принятия локальных нормативных актов, в том числе и обязательных, если вся информация, которая могла быть в них изложена — зафиксирована в индивидуальном порядке в каждом трудовом договоре с каждым работником.
  • При трудоустройстве работников, рекомендуется получить от них согласие на обработку персональных данных для ведения кадровой документации.
  • На каждого сотрудника обязательно должна заводиться личная карточка.
  • Работодатель сам обязан оформлять трудовые книжки и СНИЛС для сотрудников, у которых их нет на момент трудоустройства.
  • Работодателю следует учитывать не только требования федерального законодательства, но и регионального.

(34 голос., 4,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/kadrovyj-uchet-s-nulya-poshagovo.html

Кадровый учет с нуля пошагово в ооо

Кадровый учет с нуля пошагово

Кадровое делопроизводство (второе название – кадровый учет) – деятельность по ведению учета всех изменений в отношениях между работодателем и всеми сотрудниками, осуществляемая по установленному регламенту в соответствии с положениями Трудового Кодекса и первичной документации по кадрам.

С чего начать кадровый учет на предприятии

Кадровое делопроизводство (второе название – кадровый учет) – деятельность по ведению учета всех изменений в отношениях между работодателем и всеми сотрудниками, осуществляемая по установленному регламенту в соответствии с положениями Трудового Кодекса и первичной документации по кадрам.

В крупных организациях функционалом по ведению учета кадров наделена отдельная служба.

В ряде случаев (при нецелесообразности создания службы) эти обязанности возлагаются на бухгалтерию или офис-менеджера.

Большая часть документации, связанной с персоналом компании, представляет собой коммерческую тайну или обладает иной юридической ценностью.

Кадровое дело с нуля Urist-

При рассмотрении трудовых споров в суде, шансы выиграть спор выше у той организации,где должным образом ведется кадровый учет.

Особенно важно грамотное заполнение трудовых книжек, ведь это главный документ, на основании которого рассчитывает стаж работы, влияющий на большинство социальных выплат.

  • Оформляя нового сотрудника, необходимо сделать все необходимые копии для формирования личного дела (паспорт, ИНН, СНИЛС, военный билет, документ о наличии образования). Не позднее 3 дней с момента начала работы с сотрудником должен быть подписан трудовой договор.
  • В нем должны быть отражены условия труда, размер заработной платы и порядок ее формирования (надбавки, доплаты и т.д.).
  • проблема, приводящая к многочисленным нарушениям, заключается в том, что все названные выше обязанности возлагаются на специалистов, не имеющих должного опыта.
  • Компания «МЛБК» оказывает полный спектр услуг, касающихся кадрового учета: оформление операция по приему и увольнению сотрудников, переводу на другие должности, ведение табелей и журналов учета (в том числе воинского), заполнение личных дел и регистрационных данных.
  • Мы гарантируем высокое качество работ, полное соответствие действующему трудовому законодательству.

В большинстве случаев ведение кадрового делопроизводства доставляет множество хлопот, ведь количество документов весьма велико (одних только приказов насчитывается около 10 видов).

Чтобы успешно решить эту задачу, целесообразно нанять в штат сотрудника по работе с персоналом.

Как организовать делопроизводство в

После заключения договора с «МЛБК» необходимость в дополнительных сотрудниках и расходах на заработную плату отпадает.

  • Кроме того, наши сотрудники рады проконсультировать вас по вопросам трудового права, решить споры между компанией и сотрудниками, разработать прочую документацию с учетом положений действующего трудового законодательства.
  • Кадровый учет в большинстве организаций ведется с нарушениями правил.
  • Чтобы восстановить его, потребуется намного больше сил, чем организовать все заново.

В таких случаях мы рекомендуем создание системы кадрового учета с нуля.

Хотим сказать большое спасибо за высокопрофессиональную помощь.

Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые

Оказание бухгалтерских услуг одно из самых сильных направлений работы Вашей фирмы, Ваши специалисты справляются с поставленными задачами и целями отлично.

Добра и процветания Вашей компании, пусть все намеченные проекты приносят только прибыль!

Выражаем искреннею благодарность Вашей компании за ответственный подход в выполнении работы.

Кадровый учет на предприятии с чего начать

Поставленные цели и задачи были выполнены в срок, Ваши специалисты разобрались со сложными вопросами и поручениями без усилий.

Будем и впредь обращаться в Вашу фирму за профессиональными бухгалтерскими услугами.

  • Хотим искренне поблагодарить Вашу компанию за оказанные бухгалтерские услуги.
  • Ваши сотрудники с серьезным и грамотным подходом отнеслись к поставленной задаче. Поэтому сейчас решили заказать бухгалтерские услуги. И это был не последний раз, когда мы сотрудничаем вместе.
  • Бухгалтерами в ходе аудита была проделана колоссальная работа, была приведена все документация в надлежащий вид. Спасибо Вам большое за Ваш профессионализм и приемлемые сроки.
  • Надеемся на дальнейшее сотрудничество с Вашей компанией! Благодарим юристов компании «МЛБК» за качественно оказанные бухгалтерские услуги. Мы быстро прошли государственные проверки и выявили некоторые недочеты в своей бухгалтерии.

Скорее всего, будем сотрудничать ежегодно, так как юристы делают свою работу профессионально и качественно.

Благодаря специалистам «МЛБК», мы отлично прошли квартальную проверку по бухгалтерскому учету.

Стоит отметить высокую квалифицированность и профессиональную подготовку сотрудников.

Малые компании не сталкиваются с необходимостью создания отдела, но в них деятельность по учету кадров ведет сотрудник, не имеющий нужных знаний и квалификации.

Они были внимательными и аккуратными с мельчайшими деталями.

Ведение кадрового учета с нуля

* Если постановка задач не требует очной встречи, то ускорим процесс любым современным способом коммуникации Подписываем договор и дополнительное соглашение о конфиденциальности, которые гарантируют полную сохранность вашей информации * При заключении договора внимательно проверяйте реквизиты подписанта. * Закрепляем конкретного специалиста, который будет полностью курировать вас 24/7.

  • По любым непонятным вопросам звоните: 8‑800‑551‑68‑61 Изучаем необходимую документацию по компании. Сэкономите свое время и средства на решение важных стратегических задач.
  • Сможете спокойно заниматься развитием бизнеса, а мы же обеспечим его юридическую надежность.
  • * Мы оказываем полный спектр консалтинговых услуг для бизнеса: выполняем разовые задачи, можем взять на аутсорсинг.
  • На сегодняшний день процедуры кадрового делопроизводства регламентируются отечественным законодательством и предполагают грамотное документальное оформление.

Игнорирование этого факта чревато применением контролирующими органами существенных взысканий. Кадровое делопроизводство с нуля в 2019: пошаговые инструкции 5.

Как открыть парикмахерскую эконом класса — с чего начать с нуля

О том, как грамотно организовать кадровое делопроизводство в полном объеме, расписано далее. Кадровое делопроизводство что это, решаемые им задачи 2. Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства Прежде чем организовывать с нуля кадровый учет на хозяйствующем субъекте, стоит разобраться в содержании данного понятия.

  • Так, кадровое делопроизводство – это фиксирование и документирование всех аспектов трудовых отношений, в частности, организации трудовой деятельности, субординации между подчиненными и руководством, наличия и движения штата.
  • В частности, фиксируются следующие моменты: Грамотно организованное делопроизводство кадров (по-другому, кадровый учет) позволяет одновременно решить множество различных задач.
  • Хотя они и отличаются в зависимости от специфики деятельности компании, основные, актуальные для всех организаций, заключаются в следующем: Помимо них, имеются специализированные нормативные акты, регламентирующие учетные процедуры.
  • Их действие распространяется на субъекты, действующие в специфических сферах (к примеру, муниципальные организации).

К таковым относятся: Многие наниматели пренебрегают данным этапом, совершая ошибку.

Без наличия под рукой актуальной справочной литературы, нормативных актов в последней редакции, образцов документов и примеров их заполнения успешно двигаться дальше не выйдет.

Также не следует забывать и о ПО – специализированной программе, в которой будет вестись учет кадров.

С чего начать кадровый учет в. —

Оформление и подписание кадровых документов вменяется исключительно административному лицу.

В связи с этим, третьим шагом является его трудоустройство.

Кадровый учет в ООО с нуля – пошаговая инструкция

Кадровый учет с нуля пошагово

  1. Синонимы к кадровому учёту – это кадровое делопроизводство, ведение кадровой документации.
  2. Кадровый учёт представляет собой регламентирование трудовых отношений между рабочим и самим работодателем. Все движения рабочих в какой-либо организации или же у ИП будут учитываться по Трудовому кодексу в России в основе первых кадровых деловых бумаг.
  3. К кадровому учёту относится:
    • создание трудовых соглашений, специальных инструкций;
    • фиксирование разных приказов (к примеру, приём рабочего на должность);
    • оформление карточек, которые будут составлены для каждого рабочего;
    • ведение, так называемых, регистров кадрового учёта;
    • ведение табеля по учетному времени.

Необходимые кадровые документы для ООО

Чтобы не попасть под ответственность перед законом, нужно обязательно знать какие же документы должна иметь организация.

Что должно быть:

  • Протоколы о том, что Общество было создано.
  • Решение самих учредителей о том, что ООО было создано.
  • Заключения от органов по контролю.
  • Деловую бумагу, которая фиксирует государственную регистрацию созданной фирмы.
  • Документы, которые устанавливают право и подтверждают наличие имеющегося имущества у Общества.
  • Специальные бумаги, которые связаны с производством ценных бумаг, в том числе и облигаций.
  • Положения о созданных филиалах организации.
  • Список аффилированных лиц.
  • Специальные протоколы о заседаниях и собраниях органов ООО.
  • Иные деловые бумаги, которые предусмотрены законодательством.

Группы кадровых документов

Кадровые документы, по целевой принадлежности, делятся на 2 обширные группы:

  1. Деловые бумаги, которые закреплены с воплощением способов по управлению предприятием труда и персоналу (к примеру, пункты о структурных подразделениях и правила о трудовом распорядке в предприятии, а также другие).
  2. Деловые бумаги, которые связаны с учётом личного количества рабочих (относятся к ним: приказы о приёме на должность или переводе на иную и другие).

Виды

Все кадровые документы делятся, в основном, на 5 видов:

  • Деловые бумаги, которые удостоверяют трудовую деятельность (такие бумаги хранятся в кадровом отделении предприятия, а туда входит: трудовая книжка рабочего, трудовой договор и другое).
  • Распорядительные деловые бумаги (сюда относятся распоряжения и приказы самого руководящего лица).
  • Переписки по службе (внутренние).
  • Журналы по учёту и по регистрации (сюда входят: журнал о регистрации всех приказов о приёме новых рабочих или их переводе, журнал, фиксирующий трудовые договоры).
  • Информативно-расчетные деловые бумаги (сюда входят: табель учёта времени работы, карточка рабочего и другие).

Помните! Учёт всей кадровой документации наблюдается отделом по кадрам в организации.

Документы, которые действительно необходимы для кадрового учёта ООО:

  • Положение о структуре предприятия.
  • Установленные стандарты в работе.
  • Цель создания ООО.
  • Инструкции для каждой должности, которые разработаны должны быть по правилам.
  • Указание о командировках.
  • Пункт о персонале организации, об отпуске, о порядке получения справок, о найме или увольнении рабочих, о коммерческой тайне, о табельном учёте времени, о льготах, которые предоставляются рабочим, о материальной ответственности, об обучении рабочих и их аттестации.
  • Положения о подборе конкретного персонала (плюс схема к этому).
  • Инструкции по работе.
  • Пункты об оплате листов по временной нетрудоспособности сотрудников и служащих в организации, а также об оплате труда, выплаты премий и др.
  • Положения о порядке прохождения по испытательному периоду, о программном обеспечении и допусках к интернету, а также по уже существующим отделениям (для бухгалтерии в том числе).

Унифицированные формы по учету кадров

Основные унифицированные формы по учёту кадров:

  1. T-1 «Указ о приеме рабочего на работу».
  2. T-2 «Карточка рабочего, его собственные данные».
  3. T-3 «Штатное расписание».
  4. T-4 «Карточка по учёту научного, научно-педагогического рабочего».
  5. T-5 «Указ о переводе рабочего на иную работу».
  6. T-6 «Указ о предоставлении отпуска работнику».
  7. T-7 «График отпусков».
  8. T-8 «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочим».
  9. T-9 «Указ о направлении работника в командировку».
  10. T-10 «Командировочное удостоверение».
  11. T-11 «Указ о поощрении работника».
  12. T-1а «Указ о приеме рабочих на работу».
  13. T-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
  14. T-5а «Указ о переводе работников на другую работу».
  15. T-9а «Указ о направлении работников в командировку».
  16. T-11а «Указ о поощрении рабочих».
  17. T-10а «Служебная задача для направления в командировку и отчет о воплощении его в действие».
  18. T-6а «Указ о предоставлении отпуска работникам».
  19. T-8а «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочими».

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

  • оформление приема на работу;
  • внутреннее перемещение работников;
  • увольнение;
  • регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
  • организация трудового процесса;
  • иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

Направление кадровой работыВыполняемые задачи
Учетно-контрольноеприем, учет, увольнение персонала.
Планово-регулятивноеподбор, перемещение, адаптация работников.
Отчетно-аналитическое
  • изучение сотрудников, оценка их труда;
  • аналитическая работа;
  • составление отчетов.
Координационно-информационное
  • подготовка, обучение, переподготовка персонала;
  • прием работников по служебным и личным вопросам;
  • обработка письменных обращений трудящихся;
  • архивная и справочная деятельность.
Организационно-методическое
  • документирование работы сотрудников;
  • работа с персоналом подразделений;
  • кадровое планирование и руководство.
Документальное
  • ведение личных дел, трудовых книжек;
  • составление приказов, бумаг для персонифицированного учета;
  • оформление больничных, пенсионных свидетельств и т. д.

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Система кадрового делопроизводства

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

  • Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);

Источник: https://protarif.club/idei-dlya-biznesa/kadrovyj-uchet-v-ooo-s-nulya-poshagovaya-instruktsiya.html

Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция

Кадровый учет с нуля пошагово

Когда необходимо восстановление кадрового делопроизводства
Алгоритм действий по восстановлению кадровых документов
Восстановление обязательных локальных нормативных актов и обязательных кадровых документов
Проверка и восстановление кадровых документов работников
Проверка и восстановление документов по основным кадровым процедурам
Как быть с документами по уже уволенным сотрудникам?
Как понять, какие документы нужно восстанавливать, а какие уже нет?

Кадровый учет незаслуженно считают менее важным, чем бухгалтерский. Поэтому кадровому делопроизводству во многих организациях не уделяют должного внимания, считая его чем-то второстепенным. Особенно остро эта проблема проявляется у представителей малого бизнеса, где зачастую о кадровом делопроизводстве вообще почти ничего не знают.

Проблемы всплывают тогда, когда на пороге стоит Гострудинспекция с проверкой или возникает конфликт с сотрудником. К этому моменту ситуация бывает настолько запущена, что самостоятельно навести порядок в кадровом делопроизводстве уже почти невозможно.

В этой статье расскажем о технологии восстановления кадрового учета, которую применяем мы. Вы можете использовать ее как пошаговую инструкцию, но лучше заключить договор на восстановление кадрового учета с 1C-WiseAdvice, и мы приведем дела в идеальный порядок, а вам останется лишь поддерживать его в будущем.

Когда необходимо восстановление кадрового делопроизводства

По нашему опыту чаще всего восстановление кадрового делопроизводства остро необходимо, когда:

  1. Покупают готовый бизнес, где кадровый учет до этого не вели или вели с нарушениями, и новым хозяевам нужно восстановить кадровое делопроизводство после предшественников.
  2. Разгорается трудовой спор, который выливается в проверки трудовой инспекции и других госорганов. В этом случае привести в порядок кадровую документацию нужно как можно быстрее, чтобы не нарваться на штрафы.
  3. Вскрываются факты недобросовестной работы сотрудников, которые намеренно исказили или уничтожили кадровые документы.

План мероприятий по восстановлению учета зависит от степени его запущенности. Бывает, что база данных в порядке, а в документах бардак или их вовсе нет, тогда упор делается на восстановление документов.

Или наоборот – документы есть, но нет электронной базы, и ее нужно создать, используя имеющиеся зарплатные и кадровые документы.

В особо тяжелых случаях имеет место смешанное восстановление КДП, когда нужно приводить в порядок и базу, и документы.

Алгоритм действий по восстановлению кадровых документов

Первым делом нужно узнать, как обстоят дела сейчас:

  • для чего понадобилось восстанавливать учет, и что к этому привело;
  • какой режим работы, система оплаты труда и правила внутреннего распорядка действуют в компании;
  • какие нормативные документы уже разработаны в компании, какие требуют доработки, а какие нужно разрабатывать с нуля.

После этого необходимо провести полный анализ наличия кадровых документов и сверить их с реестрами баз данных (если они есть).

Минимальный набор документов, который должен быть у каждого работодателя

Общие:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • штатное расписание;
  • журнал учета трудовых книжек;
  • график отпусков;
  • табель учета рабочего времени;
  • положение об обработке персональных данных сотрудников

На каждого сотрудника:

  • трудовой договор с дополнительными соглашениями на все изменения;
  • трудовая книжка;
  • личная карточка Т-2;
  • приказ о приеме (перемещении, увольнении).

Составьте таблицу со списком сотрудников и отметьте, какие из этих документов имеются, а какие отсутствуют.

Когда картина станет ясна, можно приступать к поэтапному восстановлению кадровой документации.

Этап 1. Восстанавливаем обязательные локальные нормативные акты и обязательные кадровые документы

К таким документам относятся как к досадной формальности. Поэтому зачастую их либо вовсе нет, либо они составлены тяп-ляп и имеют мало общего с реальной ситуацией в компании.

Между тем, именно на эти документы будут смотреть контролеры и суд при проверках и трудовых спорах. И любое несоответствие будет играть против компании.

Пример 1

Компания скачала из интернета и утвердила первые попавшиеся Правила внутреннего трудового распорядка. В Правилах было указано такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор.

Но в действующей редакции Трудового кодекса нет такого вида взыскания, а есть только замечание и выговор. При проверке Гострудинспекция выявит это нарушение.

А если сотруднику вынесут строгий выговор, захотят уволить, а сотрудник обратится в суд, тот встанет на сторону сотрудника.

Пример 2

Сотрудник устно отпросился у непосредственного начальника и отсутствовал на работе несколько часов, не оформив отгул. Руководство компании потребовало, чтобы сотрудника наказали.

Но если в правилах внутреннего трудового распорядка не было пункта о том, что любое отсутствие на рабочем месте нужно согласовывать письменно, а сотрудник приведет свидетельские показания, что устно его отпустили, наказать не получится.

Чтобы таких ситуаций не было, нужно, чтобы локальные документы были разработаны с учетом действующего законодательства и правил, которые на самом деле действуют в компании. Причем эти правила не должны ухудшать положение сотрудников.

Что нужно сделать:

  1. Разработать или привести в порядок имеющиеся обязательные локальные акты, которые регулируют трудовые отношения:
    • Правила внутреннего трудового распорядка. При составлении опирайтесь на содержание Раздела VIII ТК РФ «Трудовой распорядок. Дисциплина труда»;
    • Положение об оплате труда и премировании;
    • Положение о защите персональных данных;
    • Положение о командировках.
      Ознакомить с документами сотрудников под роспись.
  2. Проанализировать действующий шаблон трудового договора и привести его в соответствие с трудовым законодательством.
  3. Восстановить обязательные кадровые документы:
    • сформировать штатное расписание и приказ на утверждение. Если штатное расписание есть, но оно устарело, приказом утвердить изменения к нему. Но если изменений было много, целесообразнее утвердить новое;
    • проверить порядок ведения, а при необходимости, восстановить график отпусков;
    • выпустить приказ о возложении обязанностей на должностное лицо, работающее с трудовыми книжками;
    • подготовить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.

В итоге вы получите проверенную и актуальную нормативную базу, отвечающую действующему законодательству, учредительным документам, коллективному договору (если он есть) и специфике работы компании.

Этап 2. Проверяем и восстанавливаем кадровые документы работников (личные дела)

Необходимо проверить наличие, соответствие законодательству и оформление следующих документов:

  1. Трудовые договоры и наличие в них обязательной информации, предусмотренной статьей 57 ТК РФ. Они должны быть составлены в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой хранится у работодателя. Если договора нет, нужно отправить сотруднику уведомление о необходимости оформить трудовой договор, а затем составить договор и подписать сторонами. Если руководитель организации сменился, договор подписывают текущей датой, а уведомление сотрудника подшивают вместе с договором в качестве оправдательного документа.
  2. Должностные инструкции. Часто их бездумно скачивают из интернета, и реальные функции сотрудников не отвечают прописанным в инструкции, что потом может привести к проблемам. Нужно привести инструкции в соответствии с реальным положением дел, и ознакомить с ними сотрудников.
  3. Согласие работников на обработку персональных данных.
  4. Приказы о приеме на работу: соответствует ли информация в них содержанию трудовых договоров.
  5. Приказы на переводы и сопутствующих документов-оснований для перевода.
  6. Приказы на изменение заработной платы.
  7. Дополнительные соглашения к трудовым договорам: все ли изменения оформлены доп.соглашениями.
  8. Личные карточки Т-2: есть в ли в них персональная информация о сотруднике, о приеме и перемещениях, об отпусках, аттестациях и об увольнении. В карточке должна стоять подпись работника об ознакомлении. Если карточки велись в электронном виде, нужно их распечатать и ознакомить сотрудников.
  9. Трудовые книжки: есть ли в них записи о трудоустройстве, внутренних перемещениях и поощрениях. Если трудовая книжка хранится на руках у сотрудника – это нарушение.

Убедитесь, что все эти документы имеются в наличии, не противоречат друг другу, составлены правильно, на них имеются необходимые подписи и печати. Если какие-то документы отсутствуют – подготовьте новые. Если оформлены неправильно, не соответствуют трудовому законодательству или локальным нормативным документам – сделайте корректировки.

Любое несоответствие в этих документах может привести как к проигрышам в судебных спорах с работником, так и к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов.

Пример

Руководство хочет уволить сотрудника за систематические опоздания или невыполнение должностных обязанностей. Но в трудовом договоре с сотрудником не прописано время начала и окончания рабочего дня, а значит у компании нет оснований увольнять сотрудника за опоздания.

Или в должностной инструкции не прописана та функция, которую требовали от работника. Или сотрудника не знакомили под роспись с должностной инструкцией и не выдали ему копию. Все это станет причиной проигрыша в суде.

Сотрудника восстановят в должности, а работодателя еще и обяжут выплатить ему заработок за время вынужденных прогулов.

В рамках этого этапа 1C-WiseAdvice восстанавливает документы только по неуволенным, то есть еще работающим в компании сотрудникам.

Этап 3. Проверяем и восстанавливаем документы по основным кадровым процедурам

На этом этапе нужно проверить, правильно ли оформляются следующие процедуры:

  1. Предоставление очередных отпусков: имеется ли график отпусков, приказы с подписями, уведомления о начале отпуска, заявления работников (если отпуск вне графика) и т.д.
  2. Предоставление других видов отпусков (дополнительный, без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком и т.д.): имеется ли приказ с подписями и документы-основания.
  3. Направление в командировки: имеется ли правильно оформленный приказ с подписями.
  4. Привлечение к работе в нерабочее время: есть ли приказ, уведомление и согласие работника.
  5. Премирование: есть ли приказ на премию, указаны ли в нем основания и соответствуют ли они положению о премировании и условиям трудового договора.
  6. Увольнение: имеется ли приказ с подписями и документ-основание.

    Обратите внимание!

    Если на этом участке есть нарушения, мы сообщим о них клиенту, но восстановить документы по уволенным работникам не сможем.

  7. Больничные: правильно ли заполнены листки нетрудоспособности всеми сторонами и нет ли среди них подделок.

Если есть недочеты, нужно выпустить корректирующие приказы, оформить недостающие документы и собрать недостающие подписи.

Как быть с документами по уже уволенным сотрудникам?

Лучше подстраховаться и заранее снять с себя ответственность за ошибки предшественников. Для этого нужно составить акт о передаче дел или издать приказ о восстановлении кадрового делопроизводства. Эти документы помогут, если проверяющие найдут пробелы.

Документы, к которым уже невозможно взять подписи, нужно подшить в дело с пометкой «Восстановлено».

Как понять, какие документы нужно восстанавливать, а какие уже нет?

Руководствуйтесь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом перечне для каждого вида документов указаны сроки хранения, и если срок хранения к моменту восстановления кадрового документооборота истек, то оформлять новый не нужно.

Как видите, разработка и восстановление кадрового делопроизводства – это долгая и кропотливая работа. Чем больше организация и чем дольше период восстановления – тем сложнее работа.

Доверьте эту работу экспертам по трудовому праву 1C-WiseAdvice. Так вы потратите меньше времени и получите лучший результат. Мы приведем в порядок и систематизируем работу с кадровыми документами. Если нужно, составим акты по всем недочетам и пропишем меры по восстановлению – это может потребоваться для отчета перед учредителями.

Вы забудете о неразберихе, потому что получите грамотно разработанные локальные документы, шаблоны и полный порядок в кадровом архиве. Вам останется только поддерживать этот порядок, вовремя оформляя текущие документы, и проверки вам будут не страшны.

А чтобы в будущем не пришлось снова восстанавливать кадровый учет – доверьте этот участок специалисту, а не сваливайте на бухгалтера, как это часто бывает. Здесь мы рассказали, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.

В 1C-WiseAdvice кадровые вопросы находятся в компетенции профильных специалистов, поэтому у наших клиентов этот участок всегда в порядке.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/vosstanovlenie-kadrovogo-ucheta-poshagovaya-instruktsiya/

Юридическая помощь
Добавить комментарий