Опись передаваемых документов в налоговую образец

Как составить опись документов

Опись передаваемых документов в налоговую образец

Опись бумаг составляется для того, чтобы адресат в случае отправления набора бланков имел представление обо всех документах, которые получил.

Отправитель составляет опись для отчетности, и чтобы удостовериться, что вся требуемая документация отправлена. Бланк описи облегчает поиск  документов, попавших в архив. Строгого формата по заполнению бланка не существует.

  Как составить опись документов, образец заполнения для различных инстанций рассмотрим в статье.

Назначение

Оформляется при любых передвижениях документации. Требуется заполнять при передаче документов внутри организации – из одного отдела в другой, либо при передаче документов за пределы компании. Сдача бумаг в архив требует обязательного приложения описи. Перечень прилагается не только к пакету документов, но и к одиночному документу.

Заполненная форма прилагается при любом перемещении документации.

Виды

Единой формы заполнения, образца оформления не существует. Внутри организации установлены требования по оформлению, заполнению бланка. Исходя из назначения, выделяют несколько видов.

Разновидности

НаименованиеНазначение
ЗакрытыеОтражают движение документов в пределах одной организации, подразделения, внутри сети крупной корпорации.
ОткрытыеОтражают движение документации за пределы компании. Составляются в зависимости от функций, которые выполняют: составляются для передачи документов в налоговые ведомства, компаниям-партнерам, в финансовые учреждения, и т.д.

Существует еще градация по типу описываемых бланков.

Составляется и для передачи документации внутри компании, и для передачи за ее пределы.

  1. Опись аттестационного дела.
  2. Опись персональных дел работников организации.
  3. Опись отчетной, бухгалтерской, налоговой документации.

В отдельную группу выделена опись документации, которая архивируется.

Правила грамотного оформления

Опись не имеет строгих правил оформления, установленных законодательно. Есть перечень пунктов, которые требуется указать.

Пункты описи

  • Индивидуальный номер. Пакет бумаг включает  несколько документов, каждому из которых присвоен номер. Номер обозначается цифровыми, буквенными символами, либо смешанной комбинацией знаков, состоящей из букв и цифр.
  • Индексация. Кроме номерного знака пакет документов индексируется. Такой прием используется тогда, когда комплект или папка содержит огромное количество документации. Индекс применяется, чтобы избежать путаницы. Если индекс не присвоен, ставится пометка «отсутствие индекса».
  • Число. Ставится не число составления описи, а число фиксации документов.
  • Наименование. Наименование краткое, поясняющее, позволяющее без затруднений определить к какой категории бумаг относится документ, каково его содержание.
  • Нумерация страниц. Номер страницы ставится сверху, или снизу в центре. Компания разрабатывает свои требования для комфортного ведения, учета документации.
  • Пояснение. Не является обязательным. Распространенный раздел ведения бумаг. Сотрудник, который составляет опись, занимается ведением отчетов, персональных дел, уточняет детали движения.
  • Итоговая запись. В конце описи подсчитывается количество листов, документов.

Сдаточный перечень

Когда бумаги исчерпали свою актуальность, период эксплуатации закончился, они подлежат архивированию. В архив сдаются при наличии описи, независимо от количества передаваемых экземпляров. Список переданных дел составляется даже для одной бумаги.

Образец описи документов для архива представлен в форме таблицы. Помимо стандартных колонок в табличке есть дополнительная графа «крайние сроки» — указывается предельный срок хранения документов. Срок определяется в зависимости от разновидности бумаг. Например, бланки описания маршрута сохраняют на протяжении пяти лет.

Образец

Порядковый №ИндексацияНаименованиеКрайние срокиКоличество страницПериод сохранностиПояснение

Опись для постоянной сохранности

В архиве находится огромное количество документов, требующих непрерывного хранения. Оформление описи данной категории бумаг имеет нюансы.

Особенности образца оформления

  1. Колонка «период сохранности» отсутствует, так как срок не ограничен.
  2. Номер присваивается по порядку. Новая документация пронумеровывается в порядке поступления.
  3. В большинстве случаев присутствует пояснение, примечание, в котором отмечено обоснование объединения в единую группу, сфера применения бумаг, назначение, и т.д.
  4. Когда документация сдается в национальный, региональный архив, опись оформляется в 4-х экземплярах.

    Для коммерческих организаций архивирование производится в соответствие с установленными в компании правилами.

Нюансы составления для различных целей

Образец имеет нюансы, особенности в зависимости от инстанции, в которую направляются бумаги.

Для отправки бумаг в судебную инстанцию, налоговое ведомство

Для отправления исковых требований образец описи не требуется. При составлении исковых претензий перечисляется перечень приложенных бумаг. Исключение составляют случаи, когда бумаг огромное множество.

Для передачи документации в налоговое ведомство образец необходим.

Обязательные графы

  • Сверху указать название корпорации, контактную информацию, местоположение.
  • Номерной знак.
  • Заголовок.
  • Список бумаг с названием, периодом сохранности и указанием количества копий.
  • Снизу подсчет бумаг.

Бланк заверяется печатью, росписью. При передаче в налоговую инстанцию курьер берет подпись принявшего лица.

Внутренний перечень для индивидуальных дел

Заполняет бланк специалист, который ведет личные дела. Заводится папка, где хранятся дела вместе с бланком перечисления. Дополнения вносятся по мере поступления дел.

Для пересылки почтой

Компании сотрудничают с компаньонами, судебными инстанциями, различными фондами посредством общения через почту. Бланк опись документов, образец которого имеет особенности, оформляется в двух экземплярах. Один из них предназначен для почтового сотрудника, где ставится печать, число передачи и роспись.

Образец заполнения для передачи почтой имеет установленную законодательно форму – форма № 107. Образец заполнения на стандартном бланке есть в почтовых подразделениях.

Образец перечня документов для передачи почтой

Опись

бумаг, отправленных бандеролью

Получатель__________________________

Адресат       __________________________

Порядковый №НаименованиеЧисленность копийУстановленная ценность

Общее количество

Для отправления в архив

В каждой организации циркулирует огромное количество бумаг, зависимости от разновидности и назначения имеющих различный период сохранности.

До истечения положенного срока ликвидировать документ запрещается. Документация, которая утратила актуальность, но не исчерпала период сохранности, архивируется.

Форма для архива составляется так, чтобы сотрудник без труда отыскал то, что требуется в случае необходимости.

Обязательные пункты

  • наименование компании (если архив не внутри компании);
  • порядковый номер перечня;
  • число составления;
  • наименование бумаг, которые архивируются;
  • период действия;
  • количество страниц;
  • местоположение (наименования пакета, папки);
  • период сохранности;
  • личные данные, роспись уполномоченного лица.

Для ликвидации

Ликвидации подлежат бумаги, которые утратили актуальность, период эксплуатации истек. Если в образец вносится информация о делах подразделения, вверху указать наименование подразделения.

Если два, три документа имеют идентичное наименование, в бланк вписывается название с указанием количества образцов. В образец дублируются сведения с обложек папок.

Заполненную форму подписывает работник, который внес сведения. Специальная комиссия проводит экспертизу. По итогам экспертизы составляется акт. После соблюдения правил производится ликвидация.

Конфискованных бумаг

Для учета конфискованной документации предусмотрен образец установленной формы № 306/338. Образец заполнения описи документов, которые конфискованы, начинается с названия организации, номера лицензии. Далее следует перечень с указанием:

  • названия;
  • численности;
  • указанием оригинал, или ксерокопия изъята;
  • ценность.

Внизу ставится численность изъятых бумаг. Бланк заверяется подписью сотрудника, который выполнил процедуру конфискации, лиц, которые наблюдали за процессом.

Образец описи передаваемых документов зависит от того, какая документация передается, для каких целей используется документация. Требования к бланку перечисления зависит от требований, принятых внутри организации, от ведомства в которое направляются бумаги. В отдельную категорию выделен образец заполнения бланка для архивирования.

Как составить опись документов Ссылка на основную публикацию

Источник: https://dokivse.ru/yuridicheskie-litsa/kak-sostavit-opis-dokumentov

Опись документов для налоговой — образец, как его заполнять, как составить

Опись передаваемых документов в налоговую образец

Общение с Налоговой инспекцией не самое приятное времяпрепровождение. Часто оно связано с конфликтами или проверками, а также предоставлением многочисленных документов и их копий. Чтобы максимально упростить взаимодействие, предлагаем разобраться с таким инструментом, как опись документов.

Система налогообложения и налоговые органы России

Все лица, зарегистрированные или постоянно пребывающие на территории Российской Федерации, платят налоги со своих доходов и принадлежащего имущества.

Налоговая система страны разделена на три уровня:

  • федеральный;
  • региональный;
  • местный.

Правильное оформление документов является основой работы с ИФНС

Законодательную базу налоговой системы России составляют:

  • Конституция;
  • Налоговый кодекс России;
  • Уголовный кодекс России;
  • Законодательные акты субъектов Российской Федерации;
  • Нормативные правовые акты органов местного самоуправления;
  • Разъяснения уполномоченных органов государственной власти и судебные решения.

Понимание принципов работы налоговой системы упростит взаимодействие с уполномоченным органом

При этом налогообложение затрагивает следующие моменты:

  • принципы налогового обременения, размеры платежей и случаи освобождения от них;
  • порядок платежей;
  • права и обязанности государства в лице уполномоченных органов и налогоплательщиков;
  • санкции за неисполнение, ненадлежащее исполнение или умышленное уклонение от обязательств;
  • контроль за исполнением сторонами своих обязательств.

Важно! Налоговым органам запрещено требовать повторного представления документов, за исключением случаев, установленных п. 5 ст. 93 НК РФ.

Подтверждением представления документов по требованию налогового органа являются: опись, реестр с отметкой ИФНС России о получении; почтовая квитанция, опись вложения в ценное письмо, уведомление; квитанция спецоператора, подтверждающая получение документов.

Несмотря на всю сложность системы взыскания налогов для рядового плательщика наибольшую проблему составляет заполнение отчётных форм и их своевременная и полная сдача в налоговый орган.

Опись документов для налоговой – это образец вспомогательного документа при общении с уполномоченным органом, который значительно экономит время и помогает избежать конфликтов, а также предотвращает вероятность повторного представления предмета проверки.

Когда нужна опись?

Ответ на требование о предоставлении документов в налоговую, образец

Налоговые органы не только выступают оператором налоговых платежей, но и осуществляют контрольно-надзорные функции.

Физические лица сталкиваются с необходимостью представить пакет документов при оформлении имущественного вычета или декорации 3-НДФЛ, а юридические – при проверочных мероприятиях, например – камеральных проверках. ФНС имеет право письменно потребовать у налогоплательщика пакет документов с целью проведения проверки.

Возить в налоговую при камеральных проверках коробки с документами уже давно не актуально!

При проведении мероприятий налогового контроля налогоплательщики обязаны представлять необходимые документы. Это можно сделать следующими способами:

  • лично или через представителя;
  • по почте заказным письмом;
  • в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

Важно! Письмом ФНС России от 25.11.2014 № ЕД-4-2/24315 дано пояснение, что способ представления документации определяется организацией самостоятельно.

Нужно понимать, что специалисты налоговых органов ежедневно обрабатывают значительные объемы бумаг. Наличие подтверждённого сторонами списка передаваемых документов – это гарантия спокойной работы.

Опись – это заверенный плательщиком перечень сданных им в налоговую договоров, квитанций, чеков и т.д. Для такой формы, как опись в налоговую о предоставлении документов образец законодателем или уполномоченным органом не установлен. Но, это не означает, что при отсутствии установленной формы к акту не предъявляется никаких требований.

Функциональное назначение описи – подтверждение одной стороной факта передачи, а другой стороной – факта получения документов. Поэтому оформить её нужно соответствующе.

Оформление описи

Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов

Опись от организации может быть составлена лицом:

  • ответственным за передачу информации (например, архивариус при выемке архивных данных за закрытые налоговые периоды);
  • ответственным за взаимодействие с налоговыми органами (представители бухгалтерии).

Физическое лицо подписывает опись самостоятельно. В случае если оформление осуществляется через представителя, подпись ставится им.

Можно составить как на фирменном бланке организации, так и простых листах офисной бумаги. В последнем случае юридическим лицам лучше заверить подпись ответственного лица печатью организации.

Лицом, уполномоченным подписывать опись от организации, может быть:

  • руководитель, как первое лицо, осуществляющее представительские функции;
  • главный бухгалтер, как лицо, ответственное за организацию бюджетного учёта в организации;
  • специалист по налоговой отчётности.

При отсутствии законодательных норм, организационные моменты лучше уточнять у представителя ФНС, проводящего проверочные мероприятия.

Опись документов в налоговую по требованию образец оформления посмотреть здесь.

Пример описи для документов юридического лица

Вид описи соответствует требованиями делопроизводства, предъявляемыми к письмам:

  • В правом верхнем углу указывается адресат – районная налоговая инспекция, проводящая проверку и её почтовый адрес, узнать который можно на официальном сайте госоргана.

Источник: https://shtrafsud.ru/dokumenty/opis-dokumentov-v-nalogovuu-po-trebovaniu-obrazec.html

Образец описи документов и правила составления

Опись передаваемых документов в налоговую образец

В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Основное назначение

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

  1. Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
  2. Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
  3. Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Опись документов образец 2019

Составление фирменного бланка  остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

  1. Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
  2. Наименование организации, которая передает документы.
  3. Дата составления.
  4. Таблица с самой описью, в которой указываются:
  • номер по порядку;
  • полное название документа;
  • количество экземпляров;
  • количество листов.
  1. Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
  2. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Основные разновидности

В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

  1. Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
  2. Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

  1. Опись по аттестационному делу.
  2. Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
  3. Личных дел сотрудников и многие другие.

Наконец, отдельной категорией выделяют сдаточную опись дел, образец которой приводится в соответствующем разделе. Этот документ составляется в тех случаях, когда бумаги сдаются в архив.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

  1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
  2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
  3. Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
  4. Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
  5. Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
  6. Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
  7. Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Сдаточная опись

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Опись дел постоянного хранения

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

  1. Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
  2. Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
  3. Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
  4. В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.

Пример приводится ниже.

Скачать образцы бланков:

 Образец описи предоставляемых документов (word) — для передачи в другую организацию

Бланк сдаточной описи (word) — для сдачи в архив

 Опись документов постоянного хранения (Образец word) — для бумаг с постоянным сроком хранения

 Внутренняя опись (word) — для передачи в пределах одной фирмы

ссылкой:

(3 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/kak-pravilno-sostavit-opis-predostavlyaemyx-dokumentov/

Опись и учет передачи документов

Опись передаваемых документов в налоговую образец

Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:

  • документы регламентированного кадрового и бухгалтерского учета;
  • договорные документы;
  • учредительные и корпоративные документы;
  • внутренние организационные документы;
  • документы в ходе взаимодействия с госорганами и контрагентами компании.

Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного документооборота , документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе (учредительные документы).

Порядок передачи документов по описи

На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив. Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов, образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать:

  • № п/п,
  • Наименование документа,
  • Количество листов в документе,
  • Уточняющие сведения.

Скачать образец описи переданных документов

Предлагаем подробнее остановиться на передаче документов исполнителю, т.е. сотруднику компании, который в связи со служебной необходимостью временно получил документ из места его постоянного хранения.

Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов.

Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа (оригинал-копия), кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи.

Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel (скачать бланк описи переданных документов) . Для фиксации факта передачи документа необходимо составить протокол, или акт приема-передачи документов, бланк которого может выглядеть следующим образом .

Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов. Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр.

Образец, бланк реестра передачи документов не утверждена законодательно, но следующая информация должна в нем присутствовать обязательно:

  • наименование документа;
  • номер, дата и место составления;
  • перечень передаваемых документов, их количество и тип – оригинал либо копия;
  • наименование юридических лиц, ФИО сторон акта;
  • подписи ответственных лиц, печати.

Такой реестр передачи документов составляется по утвержденному образцу в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. С помощью него можно передать как один документ, так и несколько сразу.

К чему приводят неучтенные документы?

Небрежное отношение к передаваемым документам неизбежно приведет к их потере, соответственно, к необходимости их восстановления.

Реестр передачи документов в электронном виде

Модуль «Юрайт: Управление делами юрлиц» позволяет формировать:

  1. Образец описи переданных документов по организации в электронном виде:
    Удобство данного отчета в том, что в том случае, когда документ находится на руках у исполнителя, в отчете «опись документов» будет отражена информация об этом. Причем опись документов можно сформировать как по одному конкретному юрлицу, так и по всем организациям сразу. Таким образом, данный отчет представляет собой готовой бланк реестра передачи документов.
  2. Акт или протокол передачи конкретного экземпляра документа исполнителю: Сформированный протокол передачи документов удобно сразу распечатать, подписать у исполнителя, отсканировать и сохранить в программе. За N дней и часов до (либо после) истечения срока возврата документов исполнителем возможно настроить оповещение любым удобным способом (по почте, в программе или по SMS), которое напомнит выдавшему или получившему сотруднику документ о необходимости его возврата:

Вас также могут заинтересовать:

Источник: http://you-right.ru/stati/dela-yurlic/opis-i-uchet-peredachi-dokumentov

Опись документов, образец

Опись передаваемых документов в налоговую образец

Как составить опись вложения, отправляя документы заказным письмом. Советы, рекомендации, практический опыт. (10+)

Отправка документов почтой с описью вложения

‘);

Оглавление :: Поиск

Отправить официальные документы почтой с описью вложения может понадобиться в следующих случаях:

  • Если такая форма отправки определена законодательством. Например, отчеты в налоговую инспекцию.
  • Если такая форма переписки определена договором.
  • Если возникла конфликтная ситуация и необходимо зафиксировать факт отправки документов.

Во втором случае, даже если конфликта пока нет, нужно аккуратно относиться к переписке, так как проблемы могут возникнуть в будущем, и потребуется подтвердить, что переписка велась в полном соответствии с договором.

Рекомендации по составлению описи

Составляя опись вложения, старайтесь указывать индивидуальные черты документов, которые Вы отправляете, чтобы можно было впоследствии установить, те ли документы подшиты в архив Вашего корреспондента, которые Вы отправляли.

Помните, что даже если нет какой-то конфликтной ситуации, сотрудники просто склонны терять бумаги, а потом, чтобы избежать наказания, их подделывать. В описи постарайтесь описать документ так, чтобы его невозможно было подделать или заменить.

Обязательно укажите название и исходящий номер документа в Вашем учете (если он есть), а также то, что он прошнурован и пронумерован, если он состоит из нескольких страниц. Например, ‘Официальная претензия с заключением экспертной комиссии исх номер 235. Комплект прошнурован и пронумерован’.

Уведомление о вручении будет достаточным основанием, удалить или заменить листы получатель не сможет, так как не сможет заново прошнуровать документ и поставить Вашу подпись или подпись Вашего сотрудника и печать Вашей компании.

Если документ, направляемый почтой с описью вложений, имеет всего одну страницу, то обязательно напишите, что это подписанный оригинал. Нужно писать так: ‘Оригинал заявки с подписью’ или ‘Жалоба с подписью, заверенной нотариально’, а не так ‘Заявка’, ‘Жалоба’. Если писать по второму варианту, то Вы никогда не сможете доказать, что на самом деле Вы направляли.

Если документ содержит несколько листов, то его нужно прошнуровать и пронумеровать. Прочтите, как правильно прошнуровать документ.

Отправляя письмо в налоговую инспекцию, особенно беспокоиться, что там подменят листы, не стоит. В налоговой просто нет людей, заинтересованных в такой подмене. Но если Вы направляете жалобу, претензию, какое-то распоряжение или подписанный договор, то ситуация может сложиться так, что Вашему контрагенту покажется интересным осуществить фальсификацию.

Пример описи вложения

Опись

Вложения в ценное письмо

Куда 111111, г. Мохнанск, Проезд Медведей, д. 1

На имя Генеральному директору ООО ‘Торф и грунт А’ Иванову М. Е.

N п/пНаименование предметовКоличество предметовЦенность (руб.)
1Подписанный оригинал рекламации110
2Подписанный оригинал требования о выплате компенсации110
3Нотариально заверенная прошнурованная копия заключения экспертной комиссии по качеству110
4Ксерокопия стандартов качества110
Общий итог ценности40
(цифрами)
Отправитель____________________________
(подпись)
Проверил____________________________
(подпись работника связи)

Дополнительные советы по написанию

Обратите внимание, что почта не может отказать Вам в том, чтобы включать в опись полное название документа.

Дополнительно я рекомендую отправлять документы с уведомлением о вручении, чтобы у Вас был документ от почты, подтверждающий доставку.

Обязательно храните описи вложения и уведомления о вручении.

Я занимаюсь дистанционным консалтингом. Мы разрабатываем различные документы (регламенты, процедуры) и отправляем их заказчику по почте с описью вложений. Документы считаются переданными, если они отправлены по почте.

Была пара случаев, когда заказчики хотели получить свои деньги обратно на том основании, что комплекты чего-то не содержат (хотя на само деле они все содержали).

Обычно такая ситуация связана с тем, что у заказчика меняются приоритеты, и ему уже не нужны заказанные и оплаченные документы. Есть соблазн отказаться от документов и вернуть оплату.

Но направление в ответ ксерокопии такой почтовой описи вложений (с указанием того, что документы прошиты) снимало все вопросы, так как заказчик понимал, что подделать шнуровку (а мы можем доказать ее наличие на основании описи), ему не удастся.

(читать дальше…) :: (в начало статьи)

Оглавление :: Поиск

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости, чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. . сообщений.

Добрый день! Подскажите, если в описи отправки претензии стоит наименование документа и упоминание, что каждый лист подписан отправителем, то исчезает вероятность подмены листов претензии у получателя? Читать ответ…

Еще статьи

Как оформить расписку о передаче документов. Пример, шаблон…
Как правильно оформить расписку при передаче документов. Пример, шаблон, образец…

Советы по составлению деловых текстов. Особенности, образцы….
Особенности написания официальных и деловых документов. Примеры текстов в формал…

Жалуемся. Жалоба, претензия. Куда, кому, как. Правильно составить, нап…
Жалоба. Как составить и подать жалобу, чтобы получить нужный результат? Как прав…

Как выглядеть на работе? Что носить, одевать, надеть в офис? Одежда дл…
Одежда для карьеры. Как правильно выглядеть, чтобы Вас уважали и любили в офисе …

Расскажите о деловом стиле языка, применяемом в документах…
Деловой стиль текста. Характерные черты формальной лексики. Стиль официальной пе…

Жалобы, претензии. Типовой порядок, регламент рассмотрения. Положение….
Типовой порядок рассмотрения жалоб и претензий.

Опись документов

Шаблон для адаптации….

Объяснительная записка об опоздании на работу…
Пример объяснительной записки, которую я в свое время написал моему руководителю…

Должностная инструкция. Форма, структура, шаблон, пример, образец, тек…
Шаблон должностной инструкции. Структура для наполнения содержанием….

Акт приема-передачи документов – официальный вид документов, согласно которому фиксируется передача деловой документации из одних рук в другие. Акт является неотъемлемой частью любого договора, составленного между контрагентами. Составляется документ по просьбе организации, нуждающейся в определенных документах.

Данный вид документа имеет юридическую силу.

Опись документов: правила использования и оформления

Таким образом, если после подписания акта приема-передачи документации между сторонами могут возникнуть какие-либо споры и недоразумения относительно подписанных ранее документов, акт будет является официальным документом при рассмотрении споров суде.

Законодательством Российской Федерации не предусмотрено официально установленной формы акта приема-передачи документации. В связи с этим любое предприятие имеет право самостоятельно разработать данный документ. В обязательном порядке акт должен включать в себя следующие реквизиты:

  • название документа;
  • текущая дата составления документа;
  • место составления документа;
  • полное название предприятия, составляющее акт приема-передачи документации;
  • наименование должности и ФИО лица, которое непосредственно занимается составлением данного документа;
  • полное название предприятия, которому адресован документ;
  • наименование должности и ФИО лица, которому непосредственно адресован документ;
  • перечень документов, передающихся от одного лица (физического или юридического) другому;
  • присвоенные регистрационные номера перечисленных документов;
  • подписи ответственных лиц (передавшего и получившего документ);
  • оттиск печати организации, которая составила акт приема-передачи документации.

Так же следует указать, какое количество экземпляров тех или иных документов передается. Большое внимание следует уделить документам, которые передаются в оригинале.

Данный факт так же следует отобразить в акте, на случай, если документы будут утеряны, и в дальнейшем последует разбирательство в вышестоящих органах.

Поэтому, целесообразно снимать копии со всех передаваемых документов во избежание потери.

Т.к. документ является двусторонним, составлять его необходимо в двух экземплярах. Один из них остается у организации, которая занималась составлением документа, а другой передается организации, для которой предназначается акт приема-передачи документации.

Как составить опись документов для передачи в другое предприятие

Опись документов для налоговой – это документ, который составляется налогоплательщиком по запросу налоговой службы и прилагается к документам, указанным в нем.

Налоговая служба  имеет полное право потребовать у налогоплательщика определенный пакет документов с целью проверки начисления им налоговой базы по всем или отдельному виду налогов.

Как правило, требуются документы за определенный период времени, о чем обязательно должно быть указано в запросе.

Унифицированной формы описи не существует, она составляется на фирменном бланке налогоплательщика или стандартном листе. В правом верхнем углу указывается, куда и на имя кого направляются документы, сопровождаемые описью. Как правило, опись направляется на имя руководителя налоговой службы соответствующего региона.

Опись документов используется совместно с описью вложения в письмо, если документы высылаются по почте. В этом случае опись документов дополнительно детализирует состав передаваемых документов, в то время как опись вложения содержит обобщенный список.

В левом углу проставляется дата составления описи и ее регистрационный номер в документообороте налогоплательщика.

Основной текст документа рекомендуется начинать со слов «Направляем в Ваш адрес, согласно требованию о предоставлении документов….».

В основном тексте необходимо указать номер и дату запроса, полученного от налоговой службы, к исчислению налоговой базы по какому именно налогу имеют отношение направляемые документы, а также за какой отчетный период они направляются.

В перечне документов, напротив каждого из них указываются количество листов и экземпляров документа, проставляется отметка о том оригинал это или копия, а также отмечается есть ли на них печать. Опись подписывается руководителем организации налогоплательщика.

Стоит отметить, что после получения документов сотрудником налоговой службы нелишним будет попросить расписку, подтверждающую его, заверенную подписью и печатью. За непредставление затребованных документов налогоплательщику грозит штраф согласно п.1 ст.

126 Налогового кодекса РФ.

Источник: https://obd2bluetooth.ru/opis-dokumentov-obrazec/

Юридическая помощь
Добавить комментарий