При сшивании считается ли пустой последний лист

/ Судебные приставы / При сшивке документов считается ли последний пустой лист

Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу?

Основная функция библиотеки любой организации обеспечить удобный и легкий доступ к хранящимся документы. Еще одна важная роль – сохранять бумаги в пределах срока, установленного законодательством.

Форма хранения документов также строго регламентирована и имеет ключевое значение для благополучного функционирования каждого предприятия.

Другими словами документы должны быть верно и надежно прошиты вручную: Первое — неправильная прошивка бумаг с большой степенью вероятности станет причиной отказа контролирующих органов принять документы.

Здесь следует учитывать, что каждый такой отказ приведет к дополнительным потерям времени и материальным затратам.

Но это не единственное следствие. Второе – небрежное сшивание финансовых документов организации может открыть легкий путь для недобросовестных лиц к важным бумагам.

advocatus54.ru

  1. : Подшивка дела
  2. : Подшивка дела (2-й вариант)
  3. : Как сшить документы?
  4. : Подшивка дела (1-й вариант).
  5. : Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру — подробное описание
  6. Прошивка документов для архива
  7. Как сшить документы на уголок: схема
  8. Как сшить дело?
  9. Как прошить папку с документами?
  10. Сшивание документов скрепкой степлера
  11. Как прошить тетрадь учета: образец
  12. : Как прошивать документы?
  13. : Как ИП прошить документы?
  14. Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета: образец
  15. Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?
  16. : Как правильно прошивать документы?
  17. Как сшивать документы для налоговой: правила, образец

Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать.

При прошивке документов соблюдается такая последовательность:

Когда сшиваешь документы нужно ли нумеровать опись

Бесплатная консультация по телефону: 8(800)350-83-64 Вся Россия Нумерация листов Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации.

Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:

  1. Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
  2. В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.
  3. В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др.

Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию.

Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ.

Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

Как правильно и какими нитками подшить документы.

  1. Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.
  2. Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям?

Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

Как правильно сшивать бухгалтерские документы?

Прежде чем начинать работать с документами, нужно внимательно ознакомиться с соответствующими инструкциями по делопроизводству и документообороту. Это очень сложные нормы, содержащие множество мелких нюансов и деталей.

Казалось бы, что может быть проще, чем сшить документ вручную и сдать его в архив.

Но на практике это совершенно не так.

статьи Процедуру регламентируют сразу несколько инструкций: Во-первых, это Методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года. Во-вторых, соответствующий ГОСТ Р 51141, именуемый «Делопроизводство и архивное дело.

Прошивка документов: нормы ГОСТ и практические советы

Хотите упорядочить большой объем документации? Узнайте, каким правила прошивки документов нужно следовать при использовании официальных бумаг в делопроизводстве или передаче на архивное хранение.

Прошивка документов — это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации.

Его используют как в текущем делопроизводстве (например, при передаче бумаг на проверку), так в .

Сам процесс, несмотря на свою кажущуюся простоту, является важным организационным моментом.

Ошибки могут вызвать серьезные последствия: Если официальные бумаги сшиты неправильно, архив или государственные надзорные органы могут не принять их на хранение или проверку.

Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.

Если бумаги сшиты неаккуратно и некачественно, растет риск расформирования сшитого дела или подмены важных официальных бумаг.

Опись сшивается вместе с документами или нет

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново.

При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

Сложенный лист большого формата (форматов А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера.

advokatymurmanska.ru

Подходит для объемных материалов.

  1. При помощи переплетного станка. Используют такой вид сшивания только в типографии.
  2. С помощью дырокола. Похож на классический способ, только вместо иголки – дырокол.

Необходимые материалы для сшивания документов нитками Для прошивки документов классическим способом, делопроизводитель должен при себе иметь:

  1. иголки (разных размеров), шило, нитки, веревки или шпагат;
  2. ножницы и клей;
  3. обложку;
  4. дырокол (при необходимости).
  5. заверительный лист;

Процесс сшивания документов Убираем все скобки, скрепки, нумеруем, складываем в ровную стопочку и начинаем сшивать: 1. Делаем в документах 3 отверстия (прокола) иголкой (при необходимости шилом).

Расстояние между дырками около 3 см.

Нитка длиной 80 см. Внимание Все делается гораздо проще.

Инструкция:

  1. В нижней части тетради близко к месту подшивки сделайте два отверстия

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

› Единой инструкции по сшиванию документов не разработано.

Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов. Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.

Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки.

Они бывают:

Стандартные. Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.

Источник: http://aurum-exp.ru/pri-sshivke-dokumentov-schitaetsja-li-poslednij-pustoj-list-17263/

Нумеруется ли последний лист при сшивании если он пустой

При сшивании считается ли пустой последний лист

Посмотреть правила и образец заполнения расчетно-платежной ведомости по форме Т-49 можно в этой статье. Если вас интересует, что такое ОКАТО — ознакомьтесь с этим материалом.

Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.

  • Нестандартная отличается размером и нужна, когда документ по какой-либо причине имеет специфический, не шаблонный размер.
  • И последний вид – документ, который согласно законодательным нормам необходимо хранить в архиве более 25 лет. Он требует обложку из твердого картона. Поскольку период хранения довольно большой, то следует позаботиться о том, чтобы документ имел надлежащий вид и был пригоден для использования через такой промежуток времени. К тем документам, которые подлежат для сдачи в государственный архив, применяются обложки из бескислотного картона.

Кто не идёт вперед, тот идёт назад

7. Для ознакомления представляются дела, оформленные надлежащим образом (документы должны быть в хронологическом порядке подшиты в дело; листы дела пронумерованы шариковой ручкой пастой черного или синего цвета арабскими цифрами в правом верхнем углу; составлена опись всех документов дела).
4.23.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором.

Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний. Начинать нужно с того, что продеть иглу в отверстие №2, оставив один конец нити с обратной стороны прошивки. После этого пропускаем иглу с лицевой стороны в отверстие №1.

Как только конец нити и игла оказались на обороте дела, нужно вывести иглу на лицевую сторону через отверстие №3, а потом снова на оборотную сторону через отверстие №2. Дело прошито через все три прокола, и теперь можно завязать узел на обороте. Узел завязывается очень туго, как можно ближе к последнему листу и фиксируется клеем и заверительной наклейкой.

При этом концы нити должны быть свободны и видны.
Прошивать документы должны только уполномоченные сотрудники с использованием специальных ниток (банковского шпагата, ниток ЛШ-210) и игл.

Для того чтобы сшить документы (это надо сделать так, чтобы можно было при необходимости прочитать дело), на левом поле (примерно в 1,5 сантиметрах от текста) шилом делается три отверстия одно над другим: центральное должно находиться строго посередине, а расстояние между центральным и верхним (нижним) проколами должно быть три сантиметра.

Если дело многостраничное, то проколы удобнее выполнять шилом, а для более тонких дел можно воспользоваться дыроколом. Чтобы предотвратить механическую порчу первого и последнего листов дела, лучше подклеить в месте прошивания тонкие полоски картона, через которые будет пропущена нить. Для сшивания документов понадобиться нитка, длиной примерно семьдесят сантиметров.

Обратите внимание =>  Очередь по программе молодая семья хмао

Как правильно прошивать документы

  • Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
  • Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
  • Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:
  • Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
  • Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
  • Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
  • Следующий шаг – это проделывание дырок. После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.
  • Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
  • Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.

Как мы уже отмечали ранее, если что-то не соответствует предъявляемым требованиям, то вас могут ожидать негативные последствия. Основные документы, подлежащие подобной процедуре – кадровые и бухгалтерские. Обратите внимание, что в июле 2013 года налоговая служба дала разъяснения, в которых указала, что заявления и учредительные документы можно подавать в регистрирующий орган не прошитыми.

Бесплатная юридическая помощь

  • Теперь, придерживая нитку у среднего отверстия, необходимо просунуть иголку через него с тыльной стороны (как в начале процедуры) и вывести ее на исходную позицию, чтобы направить во второе снизу отверстие.
  • Опять по типу змейки с тыльной стороны документов иголку просовывают в самое нижнее отверстие, а как только она окажется наверху, ее еще раз направляют вниз через второе отверстие.
  • Таким образом, с тыльной стороны у вас получилось уже два хвостика, которые нужно завязать на узел, отрезав лишние части нити (если вы используете специальный пресс, то высвобождать из него бумаги можно будет только после этой процедуры).
  1. Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии.

    А это потерянное время, усилия и деньги на ветер.

  2. Неверная или некачественная прошивка документов вашей организации может служить поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.
  3. Если документы прошиты неаккуратно, то велика вероятность их расформирования или вовсе подмены, что в дальнейшем при проверке будет очень сложно доказать.

Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу

Заявление в налоговую обычно прошивает уже нотариус. Зачем это нужно — прошивка документов нужна для того, что бы не подписывать каждый лист документа в отдельности.

То есть прошивка должна обеспечивать невозможность в этом документе «разобрать» листы (изъять, вставить, заменить) без нарушения целостности прошивки.
При этом «все листы в сшиве прошиваются на 2 – 4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются.

На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40 – 60 мм на 40 — 50 мм).

Как считать листы при сшивании

Документы, которые подписываются цифровой подписью, практически никогда не дублируются на бумаге и не требуют, соответственно, хранения-сшивания и т.п. Они хранятся в электронном виде в электронных архивах специализированного оператора связи.

В частности, предприятия на упрощенке, вмененке или общей налоговой системе можно вести с помощью уже упомянутой онлайн-бухгалтерии, в которой есть всё, от самообновляемого бесплатного индивидуального календаря отчетности до обслуживания любого количества предприятий.

Конечно, её можно считать альтернативой 1С и других бухгалтерским программам, но по сути, это качественный скачок в автоматизации труда бухгалтера. Электронный архив создается сам, не нужно документы куда-то посылать, обновления форм отчетностей, порядка расчетов, формул и т.п.

происходит централизованно и не требует никаких действий со стороны пользователей, календарь отчетности предприятия всегда актуален, под рукой, и нем только то, что нужно делать по данному предприятию, о прочих удобствах можно почитать отзывы, посмотреть видео, а главное — примерить! И не в урезанной демо-версии, а в полноценно работающей системе в течение месяца после регистрации.
Я прошиваю документы так. Сшиваю комплект степлером по левой стороне. Прокалываю дыроколом одно отверстие (вставляю в дырокол пачку листов так, чтобы листы попали только под один штырь дырокола в нужном месте) в левом верхнем углу документа. Беру хлопчатобумажную нитку, складываю ее в 10 раз — получаю шнурок. Шнурок продеваю в полученное отверстие два раза так, чтобы концы шнурка оказались с лицевой стороны документа. Завязываю. Наклеиваю на лицевую сторону документа (так, чтобы накрыть концы шнурка) полоску бумаги с надписью:

Как сшивать документы правильно в делопроизводстве, в архив, для налоговой

Ведомство однозначно подчеркивает, что при оформлении подшивок следует обеспечить сохранность и целостность самих оригиналов и их копий. Сшитые документы предоставляются в налоговую с сопроводительным письмом. В нем указывается основание подачи подшивок, их количество, число листов в каждой из них.

Хотим заметить, что нет однозначной инструкции по этому поводу. Однако есть нормативные акты, регулирующие порядок оформления документации. Считается, что прошивать необходимо абсолютно все бумаги, если их объемы больше одного листа.

Это касается и копий, например документов устава юридических лиц (на копиях не ставится печать предприятия). Кроме того, прошиваемые листы нумеруются арабскими цифрами. Ставятся они в верхнем правом уголочке. Для прошивки документов вам понадобятся специальные нитки-шпагат, шило, игла.

На задней стороне последнего листа обязательно приклеивается заверительная записка, содержащая информацию о количестве страниц. На ней ставится подпись руководителя и обязательно печать предприятия.

21 Дек 2018      marketur         81      

Источник: https://urist-market.ru/trudovaya-pensiya/numeruetsya-li-poslednij-list-pri-sshivanii-esli-on-pustoj

Как правильно сшивать документы?

При сшивании считается ли пустой последний лист

Каждое структурное подразделение предприятия, каких бы размеров оно не было, хоть раз сталкивалось с необходимостью подшивки документов.

Это становится необходимым и для сдачи в архив, и для некоторых юридических процедур. Есть несколько методов выполнения подшивки. О них речь пойдёт ниже.

Подшивка по форме

Любое предприятие на протяжении года формирует определенный объем документов, часть из которых после истечения сроков хранения, должна перейти в архив. Сюда можно отнести документы, которые уже исполнены, а также документы, связанные с персоналом предприятия. Согласно сложившейся практике, дела передаются в архив, через год после того, как они завершены в делопроизводстве.

Обязанность по передаче документов возложена на сотрудников службы, ответственной за документооборот, либо доверяется секретарю, бухгалтеру и другому ответственному лицу, и закрепляется соответствующим приказом.

Кроме того, здесь также задействуются секретари обособленных подразделений. Естественно, передача дел происходит исключительно после их окончательного оформления.

Эта процедура включает в себя несколько этапов:

  • Дела проходят проверку на правильность распределение документов по группам;
  • Совершается подшивка;
  • Проверяется нумерация страниц;
  • Оформляется сопроводительная надпись;
  • Совершается внутренняя опись;
  • Производится коррекция реквизитов на переплете. Имеется в виду, возможное изменение наименования предприятия, регистрационного индекса, а также коррекция сроков передачи и заголовков;
  • Осуществляется опись оформляемого дела.

Допускает частичное оформление дел, у которых срок хранения не превышает 10 лет.

Кроме того, разрешено:

  1. Не делать систематизацию документов;
  2. Не совершать нумерацию страниц;
  3. Исключить оформление заверительной надписи;
  4. Исключить прошивку дел.

Законодательство о «шитье»

Делопроизводство и документооборот являются достаточно сложными процессами. Нередки случаи, когда подготовленные и переданные в архив документы возвращаются по причине неправильного оформления.

Поэтому возникает вполне закономерный вопрос, как все-таки правильно сшивать документацию? Найти ответ можно в Методических рекомендациях по делопроизводству, которые закреплены приказом Росархива от 23.12.

2009 г.

>Законодательство регламентирует процедуру подшивки. На этот счёт даны рекомендации, которых следует придерживаться. Неправильное сшитые документы могут быть неприняты в архив на хранение.

Архив любого предприятия позволяет сохранять документы на протяжении определенного временного времени. Затем указанная документация в обязательном порядке сдается в архивы.

Законом предусмотрены вполне конкретные сроки, позволяющие сохранять следующие документы:

  • В отношении персонала, нотариальные записи, хозяйственные книги — 75 лет;
  • Документы, связанные с переходом государственного жилищного фонда в частную собственность — 75 лет;
  • Патенты касательно изобретений — 20 лет;
  • По капитальному строительству — 20 лет;
  • Конструкторская документация — 20 лет;
  • Научные труды — 15 лет;
  • Архивная документация предприятий, связанных с сельским хозяйством — 5 лет;
  • Кино  — и фотодокументация — 5 лет;
  • — и фотодокументация — 3 года.

Когда происходит ликвидация предприятия, тогда документы с бессрочным периодом хранения переходят в архив государства. Кроме того, документы по персоналу организации также подлежат передаче.

В случае с негосударственными организациями необходимо отметить, что для них предусмотрен особый режим взаимоотношений. В частности, закон обязывает их заключать отдельное соглашение с Федеральной архивной службой.

Если договор будет заключен с опозданием, тогда архив будет обязан принять только те документы, которые связаны с персоналом предприятия. Судьбу остальной документации, т. е.

место ее хранения, будет определять глава ликвидационной комиссии.

Подлежащие прошивке документы

Согласно букве закона, необходимо прошивать все документы, состоящие более чем из двух листов. Это касается и копий уставных документов. Однако документы, не подлежащие последующей передаче в архив, могут не прошиваться.

Для чего это может понадобиться?

Основным фактором, объясняющим необходимость, выступает возможная защита документов, например, от изъятия или подмены листов. В связи с этим их прошивают нитками, нумеруют и опечатывают.

Подобная необходимость возникает по отношению к бухгалтерским, кадровым документам, а также книгам учета прибыли и особо важным соглашениям.

Дополнительно в этот перечень могут быть включены нотариально удостоверенные копии и переводы. К тому же подшитые документы легче хранить. Оформленные, таким образом, дела занимают меньше места. Тогда как, ниточный переплет и опечатывание позволяют подтвердить целостность документации. Другим официальных способов пока не придумали.

Как правильно сшить документы в архив

По итогам оформления дела последним этапом является подшивка. Это подразумевает удаление всех металлических предметов (скрепок, булавок). Затем документы подлежат освобождению от скоросшивателя.

Если документы укомплектованы, нужно добавить чистый  лист для сопроводительной надписи. Кроме того, в начале дела можно дополнительно вложить листы для проведения внутренней описи. Но, если уже имеются напечатанные бланки, то можно добавить их.

Нормативными актами установлены ограничения, относительно количества страниц в каждом деле. Поэтому допускается укомплектовывать дела до 250 листов. На тот случай, если в течение года собралось больше документов, их нужно разделить на отдельные тома. По стандартной процедуре подшивка документов производится в твердой обложке.

Если материалы дела содержат документы разного формата, нужно подшивку осуществлять на 4 прокола. Это делается с той целью, чтобы надежно скрепить документы.

Что касается дел, у которых большие сроки хранения, то в этом случае  их можно  прошивать насквозь, вместе с обложкой.

Тогда как, общепринятая процедура по сшиванию документов с постоянными сроками сбережения, предусматривает начало подшивания с листа, который идет вслед за переплетом.

Затем, на первый лист нужно наложить картонную прокладку и прошить дело. Это нужно для того, чтобы предохранить нитки от скорого изнашивания.

Здесь не стоит забывать, что дело фактически будет храниться вечно. Основным во время подшивки является контроль границ, поэтому нужно также следить за тем, чтобы нити не заходили за текст. Он должен быть легко читаем даже в прошитом виде.

Документы, у которых срок хранения не более 10 лет, могут храниться без прошивки в скоросшивателе.

В некоторых учреждениях для удобства используют специальные машины-брошюраторы. Но такой способ неприемлем для архивной подшивки.

брошюровочная машина

Очередным этапом в делах бессрочного хранения является нумерация. Ее обычно делают для удобства в работе с документами. Чтобы произвести нумерацию используют черный карандаш или специальный нумератор. Для простановки цифр предусмотрено отдельное место, это верхний правый угол документа.

Следует отметить, что нумерация происходит исключительно на лицевой стороне. Цифры не должны задевать основной текст. Запрещено применение разноцветных карандашей. Не допускается также использование чернил.

Когда в дело помещен лист большего формата, чем А4, тогда разрешено подшивать его за один край и складывать, после чего его нужно пронумеровать как 1 лист. На тот случай, если лист был сложен, а затем подшит за середину, тогда его нужно пронумеровать как 2 листа. Иллюстрированные материалы подлежат нумерации на обратной стороне.

Для простановки цифр предусмотрено отдельное место — это верхний левый угол документа. В случае прошивания конвертов, которые сопровождаются вложения, такие документы подлежат самостоятельной нумерации. Вложения же нумеруются цифрой, которая идет за той, что на конверте. Если нужно разделить дело на отдельные тома, тогда каждое из них нумеруется по отдельности.

Оформлением обложки происходит еще на стадии заведения дела. Здесь нужно руководствоваться рекомендациями ГОСТ 17914-72. «Обложки дел продолжительного хранения…».

Поэтому на этапе заведения отдельного дела, отдельные сведения выносятся на переплет, в частности:

  • Название предприятия;
  • Наименование обособленного подразделения;
  • Индекс делопроизводства;
  • Название дела;
  • Период хранения.

Дела, которые должны перейти на бессрочное хранение в обязательном порядке прошиваются в прочную картонную обложку, на которой крепится корешок. Образовавшаяся папка не может быть толще 4 см.

Архивная книга имеет свой стандарт, который не может превышать — 320 х 230 мм.

Чтобы упростить процедуру прошивки, можно пользоваться архивными папками. Отдельным вариантом для решения этой задачи, служат переплетные станки. В качестве другого варианта можно привести процедуру подшивания банковских кассовых документов. Толщина папки этой категории документов может достигать до 10 см.

Итак, анализируя архивную обработку документов, можно прийти к выводу, что самым тяжелым занятием является процедура сверление бумажных блоков. Впрочем, здесь могут прийти на помощь высокопроизводительные бумагосверлильные машины.

Подготовительные работы

Чтобы сшить документы, нужно вначале выровнять стопку бумаги.

 Но, если пачка содержит большое количество документов, состоящее из маленьких листов, тогда необходимо уложить пачку так, чтобы ее можно было равномерно зажать струбциной.

Чтобы выровнять слишком большое количество документов, например, до 1 000 листов в таком случае разумно пользоваться электрическим сталкивателем бумаги.

После укладки документов, нужно их хорошо закрепить в струбцине, после чего можно начать сверлить весь блок. При этом количество отверстий может быть 2–5 шт.

Сверления осуществляется при помощи обычной электродрели или специализированного прошивочного оборудования. Отдельные прошивочные модели оснащены механизмом, который обеспечивает автоматическое продевание нитки через проделанные отверстия.

На тот случай, если сверление происходит с помощью дрели, не стоит торопиться изымать документы из струбцины, чтобы не сместились отверстия.

Вручную нитками

Как правильно сшить документы нитками

На вопрос, как правильно сшивать документы ниткой, необходимо сказать, что для этого нужно взять обычную иглу, нить и прошить листы, у которых всего 2 прокола.

После того как документ прошит, нужно связать концы нитки на обратной стороне документа и приклеить на образовавшийся узелок небольшой бумажный отрезок.

После чего делается заверительная надпись о том, сколько в документе содержится листов, кем он удостоверен. Эта процедура делается с таким расчетом, чтобы надпись (печать) выступала за границы наклейки.

Следует напомнить, что страницы подлежат обязательной нумерации. Правильно сшивать документы ниткой как показывает практика просто, но, к сожалению, этот способ имеет свои ограничения. Более 5 листов достаточно тяжело проколоть иглой.

Поэтому лучше использовать в таких случаях дырокол.

Дыроколом (прошнуровка)

Как говорилось выше, если документов больше чем 5 листов, лучше использовать ручные прошивочные устройства. Еще лучшим решением могут устройства с электроприводом (электродыроколы). Для этого на полях документа равномерно распределяются 4 отверстия, но, с таким учетом, чтобы текст был доступен для чтения.

Далее используется прошнуровка документов, с ее помощью произойдет упорядочивание документов, а также будет обеспечен контроль их сохранности.

Такие правила регламентированы разными нормативными актами. Прошиваются таким образом договора, нотариально удостоверенные документы, кассовые книги, банковские документы.

В этот список также входят личные дела, журналы регистрации, а также бланки строгой отчетности

Сопроводительные надписи

После сшивания и нумерации дела, нужно оформить заверительную надпись. На практике это делается на отдельном листке бумаги, который потом закрепляется на обороте дела. Обязательным к указанию в заверительной надписи, является количество пронумерованных листов.

Эти сведения указываются как цифрами, так и прописью.

Далее, обязательным есть отображение особенностей имеющихся документов (например, чертежей). Заверительную надпись должен подписать руководитель организации.

Следует отметить, что на сопроводительной надписи должна указываться должность ответственного лица и расшифровка подписи. Подготовленная надпись крепится с помощью качественного клея. При этом ее функцией также является зафиксировать узел. С таким расчетом, чтобы концы нити были свободны. Все это в конце скрепляется печатью, оттиск которой должен быть на наклейке и листе.

Насколько актуальна прошивка документов в 2019 году?

В любой организации имеется свой внутренний архив, который обеспечивает систематизацию различных документов. Сюда входят бухгалтерские регистры, распоряжения по персоналу и т. д. Документация, предназначенная для последующей передачи на хранение в государственный архив, в обязательном порядке должна пройти подготовительную процедуру в соответствии с существующим ГОСТом.

И в 2019 году никто не отменял обязательную процедуру. Таким образом, прошивка документов актуальности не утратила.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Письмо о расторжении договора (образец) Регистрация кассового аппарата в налоговой

Источник: http://ipopen.ru/dokumentooborot/kak-pravilno-sshivat-dokumenty.html

Считается ли титульный лист при сшивании документов

При сшивании считается ли пустой последний лист

Российская Федерация, Самара #7[211304] 31 марта 2011, 8:58 так где же все таки правильно нумеровать?если этот приказ утратил силу!! ато мне сейчас надо будет прошивать книгу учета ТК Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… NEU [e-mail скрыт] Российская Федерация, Пермский край #8[211307] 31 марта 2011, 9:01 Позвони в местный архив и уточни.

Потому что это будет актуально тогда,когда доки будут сдаваться в архив,не раньше.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Даже если ты почти ангел, всегда найдется тот, кому не понравится шелест твоих крыльев… limurka [e-mail скрыт] Российская Федерация, Бийск #9[211311] 31 марта 2011, 9:11 А по-моему париться вообще не стоит, можно в верхнем, можно в нижнем.

Ни разу не слышала, чтобы у кого-нить на эту тему были проблемы.

Как нумеровать листы при прошивке журнала регистрации?

Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.

  • Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата

  • Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
  • Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью.

Нумерация журналов по технике безопасности

Персонал должен освоить безопасные методы и приемы работ, уметь оказать первую помощь пострадавшим, твердо знать, какие действия на рабочих местах запрещены.

При работе с компьютерами нужно соблюдать правила и нормативы (СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03), утвержденные постановлением Главного санитарного врача России от 3 июня 2003 г.

№ 118.

Закрепить правила безопасной работы и порядок ознакомления с ними сотрудников следует в инструкции по охране труда.
В некоторых отраслях установлены типовые инструкции по охране труда и правилам техники безопасности.

Например, для сотрудников топливно-энергетического комплекса (нефтегазовой отрасли, нефтепродуктообеспечения) такие типовые инструкции утверждены приказом Минтопэнерго России от 4 июля 1995 г. № 144.

Голосование:

Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности.

В журналах нумерация листов выполняет такую же функцию : исключат возможность дополнительной вклейки или удаления листов.

Необходимо пронумеровать все листы в журнале.

Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа.
После завершения нумерации листов в заверительную надпись, которая располагается в конце журнала, в ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном журнале.

Образец: Прошито, пронумеровано, скреплено подписьюи печатью ( ) лист Генеральный директорЗАО «ЗАО» И.И.

Как прошивать журнал учета?

Внимание Нужно ли прошивать журналы в частной конторе? Ответ утвердительный. Совершенно не важно, какая форма собственности у организации, проверка может запросто явиться и к рядовому индивидуальному предпринимателю, ведь закон для всех один.

При приёме на работу секретаря или делопроизводителя лучше сразу уточнить, умеет ли кандидат прошивать книги и как делает это? Если с ответом на данный вопрос возникнут сложности, имейте в виду: надёжным партнёром этот соискатель не станет, ведь навык прошивки не менее важен, чем умение правильно писать письма либо быстро набирать на компьютере тексты «слепым десятипальцевым методом».
И радует то, что знание это легко можно получить, однажды разобравшись с этим вопросом.

Нумерация журналов

Важно После нумерации его необходимо прошнуровать, а шнуровку закрепить бумажной наклейкой на первой и последней странице.

Для обеспечения дополнительной сохранности наклеек на них ставят печать компании.

Причем печать ставится следующим образом — часть ее должна быть проштампована на обложке самого журнала, а часть — на наклейке, которой закреплена шнуровка.

Важный момент — около оттиска печати делается запись, фиксирующая общее количество листов журнала, дата, когда журнал был оформлен, а также данные сотрудника, проводившего данные операции. Справка На заметку В небольших организации заполнение и нумерация журнала производится руководителем фирмы.

Если предприятие большое, то функция заполнения и нумерации данного документа передается специалисту по охране труда.

Оформление журналов и книг

Соответственно чтобы сдать документы в архив на хранение, их необходимо правильно сшить, изготовив опись.

Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке? Необходимо чтобы сверху документа была обложка и титульный лист.

Он может быть изготовлен как из картона, так и обычной бумаги.

Картонная обложка обязательна только в том случае, если документы сдаются на срок более 25 лет. В остальных случаях достаточно листа. Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке? Касательно нумерации, то тут имеется некоторые особенности.

Прежде всего нумеруется не с обложки, а с самого начала дела.

При этом сама опись документа не нумеруется. Также в случае дополнений допускается буквенная нумерация. Например 5а. Самое интересное, что цифры нужно ставить в правом верхнем уголке. Стоит отметить, что нумеруются не страницы, а листы.

Аля [email protected] Напишите оба года, например: 2001-2013.

Ollga писал(а): 75 лет хранится дело с даты увольнения работника? Или с даты заведения дела? Никакого нормативного документа, где было бы написано, что личные дела вести обязательно, нет. Они обязательны для гос.предприятий.Но вот личная карточка хранится 75 лет, это как раз обязательный документ.

Согласно пункту 658 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 личная карточка работника должна храниться 75 лет. И там нет указания с какого числа. Поэтому лучше его хранить с момента увольнения до передачи в архив.

Источник: http://dolgoteh.ru/numeratsiya-stranits-v-zhurnale-registratsii-obrazets/

Как нумеровать листы при сшивании

Нумерация листов Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации. Делается она простым карандашом. Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа.

Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр. Цифры не должны касаться текста. При этом опись не входит в общую нумерацию листов.

Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:

  • Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
  • В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.
  • В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др.

Источник: https://sroorgru.com/schitaetsya-li-titulnyy-list-pri-sshivanii-dokumentov/

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

При сшивании считается ли пустой последний лист

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

Основные принципы сшивания документов

Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.

Обложка

Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:

  • Стандартные. Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.
  • Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
  • Для длительного хранения. Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона. Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

На обложке проставляются данные:

  • Название организации.
  • Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
  • Индекс дела.
  • Заголовок дела.
  • Срок хранения.
  • Номер тома.
  • Количество листов в подшивке.
  • Дата составления подшивки.

Опись

Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация:

  • Название документа.
  • Дата подшивки.
  • Срок хранения.
  • Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
  • Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
  • Данные ответственного лица – составителя подшивки.

При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

Нумерация листов

Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:

  • Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой.
  • Номера ставятся в правом верхнем углу, при этом номер не должен касаться текста документа.
  • Если в деле есть приложения к документам, они нумеруются в общем порядке сразу после данного документа.
  • Если в деле имеются письма, то сначала нужно пронумеровать конверт, а потом все листы, вложенные в него.
  • Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно.
  • Если приложения к делу выделены в отдельный том, то их нумеровать также следует отдельно.
  • Листы больших форматов нумеруются в верхнем правом углу, сгибаются и подшиваются под один край.
  • Если на листе содержится несколько фрагментов (например, чеки), то необходимо составить опись содержимого листа, а лист пронумеровать в общем порядке.
  • Если в деле имеются склейки, их нужно пронумеровать в общем порядке, а в описи указать, сколько листов содержится в склейке.

Способы прошивки документов

Сшить документы можно несколькими способами:

  • С помощью иглы и нитки. Подходит для документов небольшого объема. Сшивание производится в два прокола, на обороте концы нитки скрепляются. К нити крепится фрагмент бумаги с заверительной надписью и печатью.
  • С помощью нитки и дырокола. Способ аналогичен предыдущему, но так можно за раз скрепить дело большего объема. Обложку при этом обычно не затрагивают.
  • С помощью дрели или шуруповерта. Таким способом сшивают дела большого объема. В качестве нити может использоваться толстая веревка или шнур. Также такой способ применяют, если необходимо сшить дело вместе с обложкой.
  • С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ доступен только в типографиях.

Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы.

Как прошить документы для архива

Документы необходимо сдавать в архив предприятия уже через год, после того как они завершены в делопроизводстве. После того, как они хранятся определенное время в организации, их необходимо передать в государственный, региональный или муниципальный архив. Сроки определены такие:

  • 75 лет – для документов по персоналу, похозяйственных книг, записей нотариальных действий и ряда другие.
  • 20 лет – для проектов капстроительства, технологической и конструкторской документации, патентов.
  • 15 лет – для научной документации.
  • 5 лет – для кинодокументов.
  • 3 года – для видео- и фотодокументов.

Документы в архив сдают сотрудники службы документационного обеспечения управления. Если такого специфического подразделения в организации нет, то архивом ведает секретарь, специалист кадровой службы или заместитель руководителя, в редких случаях – бухгалтер.

Перед подготовкой документов в архив необходимо подыскать им подходящую обложку и внести в опись дополнительные сведения, такие как:

  • Дата составления описи.
  • Номер тома (если дело состоит из нескольких томов).
  • Фамилию и должность составляющего опись.

Само оформление дела состоит из следующих стадий:

  • Контроль группировки документов в деле.
  • Подшивка.
  • Нумерация листов.
  • Крепление и составление заверительной надписи с печатью.
  • Составление описи дела.

Как прошить документы для налоговой

Заверительная надпись

Прошивка документов для налоговой службы слегка отличается от прошивки документов для архива. Ее особенности таковы:

  • Документы скрепляются в 3 прокола, расстояние между ними не менее 3 см.
  • Дело можно сшить с помощью прошивочной иглы нитками, банковским шпагатом или капроновой нитью.
  • Документы нужно опечатать, наклеив на узел бумагу 3х5 см. Концы нитей при этом должны оставаться свободными.
  • На наклейке делается заверительная надпись с печатью.
  • Бухгалтерские отчеты нужно сшить в 5 отверстий, узел обклеивается папиросной бумагой.

В июле 2013 года фискальная служба пояснила, что заявления и учредительные документы позволяется сдавать неподшитыми.

Заверительная надпись

Она делается после того, как все документы подшиты и пронумерованы. Представляет собой фрагмент бумаги 5х6 сантиметров. Надпись приклеивается на обороте последнего листа так, чтобы зафиксировать узел нити, которой скреплено дело.

В ней указывается:

  • Количество листов в деле (цифрами и прописью).
  • Особенности вложенных документов (например, если какие-то из них порваны).
  • Фамилия, должность и подпись составителя подшивки.

На надпись ставится печать предприятия так, что ее оттиск находился и на наклейке (то есть на самой надписи), и на листе.

Как исправлять ошибки

Основное требование к подшитым документам – неприкосновенность. Если где-то допущена неточность – например, забыли приложить документ, то необходимо либо подшивать его в виде отдельного тома, либо разбирать все дело и перепрошивать по новой. В сброшюрованное дело не допускается никаких вложений и дополнений.

Если же ошибки возникли в нумерации, то допускается использование литерной нумерации. Это означает, что на пропущенный лист ставится та же цифра, но к ней добавляется буква, например: 15, 16, 16а, 16б, 17…

Если же нумерация нарушена более серьезно, то ее придется делать заново. Для этого необходимо аккуратно зачеркнуть неверно проставленные цифры и вписать новые.

Изменения нужно будет внести и в заверительную надпись: старые данные зачеркнуть, а рядом поставить новые.

Источник: https://ru-act.com/adm/dok/kak-proshit-dokumenty.html

Юридическая помощь
Добавить комментарий