Затраты по покупке жд билетов авансовый отчет с

Авансовый отчет авиабилеты

Затраты по покупке жд билетов авансовый отчет с

В деятельности компании рабочие поездки занимают особое место. В их планировании и организации задействовано несколько сотрудников, включая руководителя компании. А сама по себе деловая поездка или командировка требует не только решить поставленные вопросы, но и подготовить отчетную документацию. Эта документация – авансовый отчет.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ОНЛАЙН

В нем отражаются все произведенные командированным сотрудником – подотчетным лицом – расходы. И одной из главных статей расходов является оплата проезда.

Как отразить покупку авиабилетов в авансовом отчете

Стандартно подотчетное лицо для оправдания расходов прикладывает оригиналы проездных документов. Бумажный билет подтверждает договор между пассажиром и перевозчиком. Если билет приобретается в кассе, проблем не возникает. Он содержит все необходимые реквизиты:

  • собственный уникальный номер;
  • дату оформления;
  • информацию о пассажире;
  • данные о перевозчике;
  • номер рейса;
  • время и дату отправления;
  • стоимость;
  • пункт отправления.

Непосредственно в авансовом отчете билет может быть проведен как аванс в том случае, если он был заранее куплен за счет организации и предоставлен сотруднику. В блок по авансам/перерасходам вносят не только стоимость проездного документа с НДС, но и сумму выданного подотчетному сотруднику аванса.

Информация о билетах отражается не только на первой, но и на второй странице отчета. На второй странице необходимо указать реквизиты билета и его стоимость.

В бухгалтерском учете проводки проездных документов зависят от того, был ли куплен билет организацией или самим сотрудником.

Как вписать в авансовый отчет электронные авиабилеты?

В последнее время все чаще сотрудники предпочитают бронировать и приобретать проездные документы через интернет. Система электронной продажи билетов существует практически у всех авиаперевозчиков, РЖД и других государственных служб. Поэтому форма билетов при продаже через такие системы является стандартизированной по указу Минтранса РФ.

При покупке авиабилета через интернет пользователь получает на электронную почту маршрутную квитанцию. В ней обязательно должны быть указаны вышеобозначенные данные.

Только в том случае, если маршрутная квитанция содержит всю необходимую информацию, ее, предварительно распечатав на бумажном носителе, можно приложить к авансовому отчету. Туда же потребуется присовокупить и посадочный талон. Он подтвердит факт непосредственно перелета подотчетного лица.

Посадочный талон выдается в аэропорту при регистрации на рейс. Это требование закреплено в письме Министерства финансов РФ №03-03-06/1/515.

Если проводилась покупка авиабилетов на иностранном языке, в авансовый отчет нужно прикрепить перевод документа на русский. Выполнить его сможет как бухгалтер компании, так и специализированное бюро переводов. По сути, ключевой информацией являются только обязательные реквизиты перевозчика, пассажира, данные о рейсе и стоимость билета.

Если перевод билета на иностранном языке выполняет штатный бухгалтер, для этого не требуется использовать специализированные словари. Федеральная налоговая служба составила письмо 26.04.2010 № ШС-37-3/656@, в котором расшифровала основные аббревиатуры и обозначения на английском языке, наиболее часто используемые в электронных билетах.

Поэтому поиск необходимого существенно ускоряется.

При утере билета…

Электронный билет с легкостью распечатывается повторно, а вот посадочный талон необходимо будет заменить справкой, которую по запросу выдаст авиаперевозчик. Без этой справки принять к налоговому вычету в авансовом отчете покупку билетов невозможно.

Используем современные инструменты бизнес-оптимизации

Для компаний, нацеленных на максимально эффективную работу, существуют специальные приложения, упрощающие процесс подготовки командировок и последующего составления отчетов. Например, инструменты Hamilton Apps позволяют:

  • получить доступ к информации из любой точки мира с персонального компьютера, смартфона или планшета;
  • настроить приложение под локальные бизнес-практики и существующие законодательные нормы;
  • сохранять фотографии и скан-копии документов непосредственно в приложении для последующего их прикрепления к отчету;
  • утверждать авансовые отчеты онлайн;
  • создавать бухгалтерские проводки автоматически для авансовых отчетов;
  • систематизировать, контролировать и планировать расходы на основе статистических данных;
  • подготавливать документы на командировку автоматически;
  • отслеживать расходы сотрудников;
  • сверять электронные счета с заказами по командировкам;
  • согласовывать поездку в соответствии с travel-политикой компании.

Инструменты Hamilton Apps дают возможность сотрудникам компании самостоятельно бронировать проездные документы или передоверить данную функцию авторизованному travel-агентству. Прямое взаимодействие с такими агентствами призвано упростить подготовку деловых поездок, а также оптимизировать расходы компании, деятельность которой тесно связана с частыми командировками сотрудников.

Возможности подобных приложений практически безграничны, они удобны в использовании как для подотчетных сотрудников, так и для руководителей.

Причем легко интегрируются с другими подобными инструментами, а также внедряются в уже действующую в компании архитектуру ERP, например, 1С, SAP, Oracle, JD Edwards и т.д.

К другим преимуществам их использования стоит отнести гибкость настроек и удобство использования, отсутствие необходимости настраивать специальное программное обеспечение. Кроме того, эти бизнес-приложения облачные, что еще больше повышает комфорт работы с ними для всех участников цепочки.

ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЯМ

Источник: https://hamiltonapps.ru/avansovyj-otchet-aviabilety/

Оформление авансового отчета в 1С Бухгалтерии 8.3 по шагам

Затраты по покупке жд билетов авансовый отчет с

Авансовые отчеты могут встречаться даже в самой маленькой организации. Сделать авансовый отчет в 1С не составит труда, эта операция полностью автоматизирована. В данной статье мы разберем как оформлять авансовый отчет в 1С Бухгалтерия 8.3 пошагово на примере конкретных ситуаций.

Образец заполнения Авансового отчета

Авансовый отчет от подотчетного лица оформляют документом Авансовый отчет, который можно найти в разделе Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты.

В шапке документа нужно указать:

  • от — дата составление авансового отчета;
  • Подотчетное лицо — физическое лицо, которое предоставило авансовый отчет.

Рассмотрим далее, как сформировать авансовый отчет в 1С в разных ситуациях.

Отражение выданных ранее подотчетных сумм в авансовом отчете

17 октября Дружников Г.П. принес авансовый отчет на выданные ранее подотчетные средства в размере 30 000 руб.

Если сотруднику ранее были выданы денежные средства, то их следует указать на вкладке Авансы.

Заполнить данную вкладку можно только подбором документов по кнопке Добавить. Авансы подотчетным лицам могут выдаваться следующими документами:

В нашем примере Дружникову Г.П. был ранее выдан аванс в размере 30 000 руб.

Если авансы ранее не выдавались, то данная вкладка не заполняется, а возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, Бухэксперт8 рекомендует оформлять через счет 73.03 «Расчеты по прочим операциям».

Как оформить авансовый отчет при покупке материалов и ТМЦ

Как провести авансовый отчет в 1с 8.3 на покупку материалов, товаров рассмотрим на примере покупки канцтоваров подотчетным лицом.

17 октября Дружников Г. П. предоставил отчет, к которому приложил:

  • чек с выделенным НДС на приобретение канцтоваров у ООО «Контур»:
    • бумаги А4 — 5 п. по цене 236 руб. (в т. ч. НДС 18%);

Если подотчетное лицо предоставило первичные документы на покупку материалов, товаров или прочих материально-производственных запасов (МПЗ), то их перечень указывается на вкладке Товары.

На МПЗ, за которые отчитался сотрудник, дополнительные документы Поступление (акт, накладная) создавать не нужно! Оприходование материалов, товаров на склад, приобретенных подотчетным лицом осуществляется документом Авансовый отчет.

На вкладке Товары заполняется наименование, количество МПЗ и сумма, на которую они приобретены, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ.

При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, проставленную в графе НДС, которую можно будет принять к вычету.

Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС указывается в графе НДС.

В результате проведения документа Авансовый отчет такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.

Если подотчетник рассчитался с поставщиком за МПЗ, и при этом самой поставки не было, МПЗ не поступили на склад, а есть только чек на оплату, то необходимо:

См. также Поступление материалов в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Суточные и командировочные расходы в авансовом отчете

Как отразить суточные в авансовом отчете и затраты на командировку рассмотрим на следующем примере.

07 октября июля Дружников Г. П. направлен в командировку в г. Сочи на 6 дней.

Суточные в Организации в соответствии с Положением о командировках выплачиваются из расчета 700 руб./сут., всего — 4 200 руб.

17 октября сотрудник предоставил отчет, к которому приложил:

  • ж/д билет (Москва-Сочи) на сумму 4 000 руб. (в т. ч. НДС 18% — 120 руб.);
  • ж/д билет (Сочи-Москва) на сумму 5 000 руб. (в т. ч. НДС 18% — 130 руб.);
  • квитанцию и СФ за проживание в гостинице на сумму 9 440 руб. (в т. ч. НДС 18%).

Командировочные затраты (в т. ч. суточные выданные сотруднику) указываются на вкладке Прочие.

Суточные сверхнормы облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ).

На 2018 год установлены следующие нормы:

  • командировка по РФ — 700 руб. в день;
  • командировка за пределы РФ — 2 500 руб. в день.

На вкладке Прочее вносятся данные первичного документа (это могут быть внешние документы как чек, билеты, акты, счета, так и внутренние, как Приказ). Наименовании затрат и их сумма, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ.

Если вместо СФ приложены документы, соответствующие по признакам бланку строгой отчетности (БСО), например, билеты, то необходимо установить дополнительно еще и флажок БСО.

При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, проставленную в графе НДС, которую можно будет принять к вычету.

В нашем примере весь предъявленный НДС можно принять к вычету.

См. также Оформление командировки в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам

Услуги и прочие затраты в авансовом отчете в 1С 8.3 на примере почтовых расходов

Как заполнять авансовый отчет в 1С на приобретение почтовых услуг рассмотрим на следующем примере.

17 октября сотрудник предоставил отчет, к которому приложил:

  • чек ККМ за оплату почтовых расходов на сумму 354 руб.(в т. ч. НДС 18%);

Все затраты подотчетного лица, не имеющие материальной формы, учитываются на вкладке Прочее.

На вкладке Прочее вносятся данные первичного документа, наименовании затрат и их сумма, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету. Здесь же необходимо показать почтовые марки, которые были использованы и отражались в учете как денежные документы.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ.

Если вместо СФ приложены документы, соответствующие по признакам бланку строгой отчетности (БСО), например, билеты, то необходимо установить дополнительно еще и флажок БСО.

При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, указанную в графе НДС. Эту сумму НДС можно будет принять к вычету.

Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС вносится в графу НДС. В результате проведения документа Авансовый отчет такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.

Оплата контрагенту в авансовом отчете

Как заполнять авансовый отчет в 1С на оплату контрагенту, рассмотрим на следующем примере.

15 октября сотрудник предоставил отчет, к которому приложил:

  • банковский ордер за оплату интернета на сумму 1 534 руб.

Авансовый отчет сотрудника на перечисление аванса или оплаты контрагенту оформляется на вкладке Оплата.

На вкладке Оплата вносится контрагент и сумма, которую оплатил подотчетник.

Формирование бланка Авансовый отчет в 1С

Сумма выданного аванса и общая сумма, за которую отчитался сотрудник, выводятся в подвале документа:

  • Получено авансов — полученная сумма аванса из вкладки Авансы;
  • Израсходовано — израсходованная сумма подотчетных средств из вкладок Товары, Оплата, Прочее;
  • Остаток — разница между суммами полей Получено авансов и Израсходовано. Результат может быть в виде:
    • отрицательной суммы — т.е. перерасход, если сумма выводится со знаком минус;
    • положительной суммы — т.е. остаток денежных средств у подотчетника, которые необходимо вернуть, например, в кассу. Подробнее Возврат неиспользованных подотчетных средств.

Назначение аванса и количество подтверждающих расходы подотчетника документов отражается также в подвале документа.

После того, как сотрудник Дружников Г.П. предоставил все первичные документы, из 1С можно распечатать бланк Авансовый отчет по кнопке Печать — Авансовый отчет (АО-1). PDF

При приобретении материалов можно распечатать Приходный ордер по форме М-4 по кнопке Печать — Приходный ордер (М-4) Авансового отчета. PDF

Проверьте себя! Пройдите тест:

См. также:

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал по теме:

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Как избежать ошибки при оформлении авансового отчета в 1С 8.2 (8.3) смотрите в следующем видео:

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Источник: https://buhexpert8.ru/1s-buhgalteriya/raschety-s-podotchetnym-litsom/s-podotchetnym-litsom/avansovyj-otchet-v-1s-83.html

Учет электронных билетов

Затраты по покупке жд билетов авансовый отчет с

Электронный авиабилет – это документ, который удостоверяет договоренность воздушного перемещения между клиентом и авиакомпанией.

В отличии от стандартного авиабилета, электронный является цифровой записью в базе данных авиакомпании.

Каждая организация должна вести учет билетов в бухгалтерском учете, так, как это тоже значительные затраты, которые необходимо фиксировать и записывать все данные.

Каждый электронный билет имеет свою структуру, и включает в себя несколько пунктов, которые помогут пассажиру добраться до места назначения.

В билете указаны:

  • Время отъезда;
  • Время прибытия;
  • Место, из которого выезжает клиент;
  • Место, в которое въезжает клиент.

Непосредственно сам электронный билет можно распечатать в агентстве по продажам авиабилетов. Для этого у них есть специально созданный бланк на английском языке.

В том случае, если билет был приобретен в Интернете, то через электронную почту самого покупателя, можно получить подтверждение, которое покупатель может распечатать самостоятельно.

На самом деле, в этом нет ничего сложного, просто нужно правильно все заполнить, а сама распечатка не занимает много времени.

Учет авиабилетов в бухгалтерском учете

Теперь рассмотрим все правила и инструкции касательно налогового и бухгалтерского учетов при покупке электронного авиабилета.

В инструкции назначено, что пока сотрудник пребывает в командировке за границей, то ему будут возмещены:

  • Расходы на поездку;
  • Предварительный заказ авиабилетов;
  • Оплата аэропортовых сборов;
  • Провоз багажа в обе стороны.

Все эти условия могут быть выполнены только в том случае, если у работника есть все оригиналы документов, которые должны подтвердить все расходы в виде квитанций, чеков и т. д.

Таким образом получается, что электронный билет – это полноправный билет на транспортные средства, но со своими незначительными нюансами.

Он обязательно должен быть показан в оригинале в том случае, если работник хочет, чтобы ему вернули все его потраченные средства за его время отлучения в командировку.

Как писалось выше, распечатанный маршрут, который вмещает в себя всю необходимую информацию о стоимости билета, клиенте, и представляет из себя подтверждение того, что хозяйственная операция была совершена, а сам посадочный талон показывает полученные транспортные услуги.

Кроме всего этого, рекомендовано приложить к авансовому счету какой-либо документ расчетов (квитанции, чеки и т. д.), это делается с целью убеждения.

Пример отражения данной операции в бухгалтерском учете

Компания купила электронный билет для отправки своего сотрудника, который был командирован в Стокгольм (Дания). Цель такой командировки – договор с иной компанией об открытии торговых путей. Согласно сведениям агента по продажам авиабилетов вся стоимость такого авиабилета составляет 5000 рублей.

Сюда также входят все расчеты в случае приобретения авиабилета с оплатой таких видов:

  • С расчетного счета;
  • С кредитного счета;
  • За наличку.

Также, в отдельные колонки записывается Дт счета, Кт счета, сумма, налоговый учет, а также примечания. На самом деле, составление данных в бухгалтерском учете не принесет никакого труда, потому, что там все расписано. Важно запомнить, что факт самой поездки показывает распечатанный электронный билет в бумажном виде вместе с тем же предъявлением талона для посадки на транспорт.

Следует отметить, если сотрудник может представить все документы о том, что он направляется в командировку, достаточным будет наличие одного из документов: только распечатанный электронный билет или же талон на посадку в транспортное средство.

Записи, которые делают в бухгалтерском учете:

  • Дебет 60 Кредит 51 – это все перечисленные средства для того, чтобы приобрести авиабилет;
  • Дебет 50 «Денежные документы» Кредит 60 – это отражение получения билета в сумме всех фактических затрат с учетом НДС, такая процедура делается на основе накладной того, кто платит;
  • Дебет 71 Кредит 50 «Денежные документы» — это уже выданный сотруднику электронный билет;
  • Дебет 20 Кредит 71 – это показанная в расходах сумма за цену электронного билета;
  • Дебет 19 Кредит 71 – это предъявленный НДС;
  • Дебет 68 Кредит 19 – принят к выдаче НДС.

Полностью все операции, которые были совершены, должны быть подкреплены и аргументированы документацией, ибо в противном случае, это может привести к плохим последствиям для организации. Все вышеперечисленные документы являются самыми первыми показателями для составления бухгалтерского учета авиабилетов, которые приобрела организация. Выдачу электронных билетов из кассы нужно обязательно записать в определенный реестр, для того, чтобы в будущем их можно было быстро найти и у предпринимателя не было никаких проблем с заполнением бухгалтерского учета.

Когда и как нужно записывать приобретенные авиабилеты в бухгалтерском учете?

Следует взять во внимание! Во всех бухгалтерских учетах купленные билеты, в том числе и электронные нужно отражать на счете 50-3 «Денежные документы» сразу же в тот момент, когда они поступили в организацию.

Согласно ст.166 Трудового Кодекса Российской Федерации, служебная командировка – это поездка сотрудника в то или оное место, для выполнения определенного поручения, которое определяет сам предприниматель, при этом сотрудник выезжает за место постоянной работы.

Также, работодатель должен возместить все затраты сотрудника, которые были необходимы для выполнения задания (если есть все оригиналы документов). При этом размеры и порядок возмещения принимается коллективным договором сотрудников организации.

После чего, все необходимые данные будут занесены в бухгалтерский учет, для того, чтобы можно было наблюдать расходы и в будущем не было никаких проблем.

Важно! На тот момент, когда организация уже приобрела билет, она не может быть уверена в том, что в результате данной операции будет произведено уменьшение ее экономической выгоды. Также нельзя определить сумму этого расхода, так, как билет может быть возвращенным, но в таких случаях все средства организации будут возвращены за минусом сборов и штрафов.

Документы, подтверждающие расходы на авиаперелет

Произведенные налогоплательщиком траты в обязательном порядке должны быть документально подтверждены, иначе их нельзя рассматривать при расчете налога на прибыль.

Для принятия затрат на перелет к учету командированные сотрудники предоставляют:

1) Авиационный билет.

Авиабилет – выполняет роль договора на осуществление воздушной перевозки.

При покупке бумажного авиабилета выдается чек контрольно-кассовой техники или бланк строгой отчетности. При приобретении билета в электронном виде, автоматизированной информационной системой оформления перевозочных документов формируется маршрут /квитанция с информацией о стоимости полета.

2) Посадочный талон.

В нем указывается:

-данные пассажира самолета

-рейс

-дата вылета

-время окончания посадки на рейс

-место выхода на посадку (буква обозначающая зону и цифра)

-номер посадочного места

По письму №03-03-06/1/35212 Минфина России посадочный талон, включая его электронную форму, выданный на электронную регистрацию должен иметь отметку, подтверждающую факт оказания услуги воздушной перевозки. Такой отметкой является штамп о досмотре.

Если штамп отсутствует можно подтвердить авиаперелет иным документом, например справкой, выданной авиакомпанией, а также иными бумагами, косвенно удостоверяющими перелет (авансовый отчет, чеки на оплату проживания в гостинице и т.п.).

Письмом Минфина России от 18.05.2015 №03-03-06/2/28296 разъяснено, что при утрате посадочного талона, доказать, что полет состоялся можно справкой от авиаперевозчика.

Если и такая бумага отсутствует, то расходы на дорогу нельзя учесть для целей налогообложения прибыли.

Отражение покупки авиабилетов на счетах бухгалтерского учета

Источник: https://atorcenter.ru/uchet-elektronnyh-biletov/

Юридическая помощь
Добавить комментарий